FRONT OFFICE DEPARTMENT

Counter Front Office Akpar Majapahit  Raya Jemur Sari no 244 Surabaya

Salah satu mata kuliah yang diajarkan dalam kurikulum D3 Perhotelan Akpar Majapahit Surabaya adalah Front Office.Dimana seluruh mahasiswa langsung di berikan praktek dalam operasional Front Office.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :

1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer

a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima    telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d) Menyambut tamu VIP

e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager

a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi

b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge

c) Memantau operasional di front office

d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge

e) Memimpin briefing pada waktu shift malam

f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir

h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager

1. Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti

2. Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik

3.Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui

4. Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif

5. Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan training dan pengembangan staf.

6. Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan

7. Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan

8. Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.

9. Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

4) Front Desk Supervisor

1. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

2. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent

3. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu

4. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent

5. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup

6. Mengatur jadwal setiap staff front desk

5) Chief Concierge

1. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel

2. Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu

3. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

4. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan

5. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

6. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

a)  Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.

b)  Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.

c)  Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan

d)  Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

7. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

a)  Mengatur tugas setiap bellboy

b)  Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

c)  Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room

d)  Memastikan luggage room bersih dan teratur

e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda      pengenal/pass nomor barang yang jelas

f)  Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel

g)  Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

Tempat Praktek Front Office sudah disesuaikan dengan kondisi yang ada di hotel.silahkan bergabung bersama kami di Raya Jemur Sari no 244 Surabaya Graha Tristar.