Management Housekeeping (Lost and Found)

SOP LOST AND FOUND

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(PROSEDUR OPERASIONAL)

Departement : Housekeeping	Bagian             : Operasional
Prosedure      : Penanganan Barang –                         Barang Lost & Found

                            PELAKSANA

STAF HOUSEKEEPING

Barang-barang yang diketemukan (Lost & Found Item)

Semua barang-barang Tamu yang tertinggal dan diketemukan oleh Karyawan / ti atau Tamu lain dilingkungan Hotel harus disimpan oleh bagian Lost & Found Housekeeping Department dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Semua jenis barang yang diketemukan oleh Karyawan/ ti atau Tamu lain harus segera dilaporkan dan diserahkan ke Housekeeping Department kemudian dicatat pada Lost & Found Book dan dibuatkan Lost & Found Slip. Barang Lost & Found disimpan ditempat penyimpanan yang khusus untuk keperluan ini.
2. Apabila barang temuan tersebut menyangkut perkara hukum dan atau barang-barang yang mencurigakan, maka segera harus dilaporkan dan diserahkan ke Security guna dilakukan penyidikan dan penyelidikan lebih lanjut.
3. Petugas Housekeeping akan mencatat pada Lost & Found Book atau Slip dengan kelengkapan :

-          Nomor urut

-          Tanggal dan waktu diketemukan

-          Tempat / lokasi diketemukan

-          Jenis barang

-          Nama Tamu, Alamat, Perusahaan

-          Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut

-          Petugas yang menerima

-          Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan yang menerima barang temuan tersebut.

4. Housekeeping Department membukukan semua barang-barang yang diketemukan dan dilaporkan secara rutin setiap bulan kepada General Manager dan Controller serta Chief Security dengan rincian sebagai berikut :

-          Nomor urut

-          Tanggal dan waktu diketemukan

-          Tempat / lokasi diketemukan

-          Jenis barang

-          Nama Tamu, alamat, Perusahaan

-          Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut

-          Petugas yang menerima

-          Daftar perkiraan nilai

-          Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan menerima barang

temuan tersebut.

-          Tempat penyimpanan barang (misal : Lost & Found – HK Office, Safe Deposit Box)

5. Untuk barang-barang yang berharga seperti : emas, berlian, uang dan sebagainya akan disimpan di Safe Deposit Box – Front Office Department dalam suatu amplop tertutup dan diketahui / disaksikan oleh  : General Manager, Controller, Executive Housekeeper dan Chief Security. Kunci Safe Deposit tersebut disimpan oleh Controller dalam Safe Deposit yang berada di Accounting Department.
6. Barang-barang akan disimpan menurut besar kecilnya nilai barang dengan ketentuan sebagai berikut :

-          Untuk barang-barang berharga seperti ( perhiasan, uang, peralatan lektronik, kamera dan sebagainya) akan disimpan dengan masa sedikitnya 6 (enam) bulan sampai dengan 1 (satu) tahun.

-          Barang-barang lain yang di kategorikan kurang berharga serta barang konsumtif yang tidak dapat disimpan lama akan disimpan paling lama maksimum 3 (tiga) bulan dan sedikitnya 3 (tiga) hari.

7. Selama dalam penyimpanan Manajemen, dalam hal ini Executive Housekeeper akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui bahwa barang tersebut

8. Selama dalam penyimpanan Manajemen, dalam hal ini Management akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui bahwa barang tersebut dirasakan berharga.Dan batasnya selama 6 bulan.
9. Apabila hingga batas waktu penyimpanan berakhir dan barang tersebut belum juga ada yang klaim / mengambil / mengakui barang tersebut, maka barang tersebut akan diperlakukan sebagai berikut :

-          Barang – barang berharga   menjadi    milik   Perusahaan   atau   dilelang   untuk keperluan perusahaan dan kepada penemu akan diberikan hadiah atau penghargaan yang wajar.

-          Hasil lelang dari barang tersebut akan dicatat sebagai Other Income Hotel.

-          Barang-barang yang dianggap kurang berharga atau tidak dapat disimpan lama akan dibagiakan kepada si penemu barang tersebut.

                 

9.   Terhadap barang-barang tertentu sebagaimana dimaksud dalam point 8 diatas terhadap barang-barang yang dikategorikan barang berharga dan ternyata setelah diadakan pelelangan ternyata tidak laku terjual secara lelang, maka sesuai dengan pertimbangan tertentu dari Manajemen, maka barang tersebut dapat diberikan kepada si penemu atau diberikan / disumbangkan kepada yayasan yatim piatu / fakir miskin.

10. Dalam waktu - waktu tertentu, Management akan mengusulkan pengeluaran barang-barang untuk dilelang atau diberikan kepada penemu sesuai dengan ketentuan point 6 (enam). Barang-barang hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas persetujuan Manajemen berdasarkan pengisian formulir, dengan rincian sebagai berikut :

-          Nama barang

-          Nomor urut dalam Lost & Found book / slip

-          Tanggal/ bulan / tahun

-          Alasan pengeluaran barang

-          Tanda tangan Manajemen sebagai tanda pengajuan yang terdiri atas :

Manager,Management

11. Barang-barang yang membahayakan dan mudah terbakar akan disimpan ditempat tersendiri serta memperhatikan tempat penyimpanannya.

ALAT BANTU

-   Lost Found Book