Management Housekeeping(SOP)

SOP MEMPERSIAPKAN KAMAR UNTUK TAMU

Standard Operating Procedure – Mempersiapkan Kamar Untuk Tamu

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(PROSEDUR OPERASIONAL)

 

Departement   : Housekeeping	Bagian             : Operasional
Prosedure        : Mempersiapkan Kamar                           Untuk Tamu

PELAKSANA

ROOM BOY

I.       Menyiapkan Peralatan dan supplies

1. Peralatan yang diperlukan untuk membersihkan kamar dipilih dengan benar dan tepat disiapkan untuk digunakan

            Siapkan peralatan Press Mop satu buah

            Siapkan Cleaning Kits Bucket dalam kondisi bersih dan kering terdiri dari:

-          Satu botol Multi Purpose Cleaning Liquid

-          Satu botol Glass Cleaner

-          Satu botol Pengharum

-          Satu botol VIM Powder

            Siapkan floor brush satu buah

-          Satu buah kondisi dalam keadaan kuat dan bersih

            Siapkan toilet bowl brush dan scouring pad satu buah

-          Masing – masing 1 buah dalam kondisi kuat dan bersih

            Siapkan cleaning cloth empat lembar

-           Handuk OOO

            Siapkan glass cloth dua lembar

-          Bahan dari katun

-          Bersih

-          Tidak bau.

                  Mengecek dan mencatat semua kamar sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan kode :

VC         : Vacant Clean                         DD      : Don’t Disturb

VC         : Vacant dirty                          OOO   : Out Of Order

OC         : Occupied Clean                    ONL   : Occupied No Luggage

OD         : Occupied Dirty                     HU      : House Use

DL          : Double Lock                         SO     : Sleep Out

Sesuai dengan computer report yang di dapat dari Supervisor (Floor status

 report)

                  Laporkan apabila ada perbedaan status kamar (discrepancy) di HK Report.

2. Kamar dipergunakan dengan standard pelayanan dan prosedur keamanan perusahaan

                  Perhatikan selalu grooming standard pada saat membersihkan kamar.

                  Lakukan pembersihan kamar mulai jam 09.00 pagi dan sore jam 17.00 untuk turn down service.

II.    Membersihkan tempat tidur

1. Tempat tidur di benahi dan kasur, bantal, serta spreinya dicheck dari kerusakan dan noda – noda

1.1        Tarik sprei dan sarung bantal satu per satu yang kotor dan pisahkan yang bernoda

1.2        Perhatikan apakah ada barang – barang tamu yang teselip di dalam sprei / sarung bantal

1.3        Pisahkan linen untuk yang tidak bernoda ke kantong linen dan yang bernoda di coba untuk dihilangkan

2. Noda – noda dihilangkan sesuai dengan procedure perusahaan.

                  Pisahkan linen (sprei dan sarung bantal) yang bernoda

                  Coba hilangkan dikamar mandi dengan sikat yang bersih dan sabun mandi untuk noda – noda darah, dll dengan air dingin

                  Bilaslah dengan air panas setelah noda hilang

                  Pisahkan dikantong plastic linen yang telah dihilangkan nodanya

Sprei dan sarung bantal diganti sesuai dengan standard dan prosedur perusahaan

                  Gantilah sprei dan sarung bantal sesuai prosedur sebagai berikut :

                  Pilih dan siapkan, sprei sesuai ukuran (  queen ) 1 lembar

                  Tidak ada nodanya ( spots ), tidak kusut dan tidak bau.

                  Rapihkan terlebih dahulu bed pad halus merata, setiap pojok ujung tali dikaitkan dengan pojok mattres

Tebarkan sprei  dan tarik bagian bawah sampai halus merata.

-          Kaitkan kedua ujung bawah kebawah mattress kencang – kencang.

-          Masukan disatu sisi kebawah mattress kencang – kencang sampai merata.

            Pilih sarung bantal sejumlah pillow yang terpakai.

-          Maukkan pillow secara rapi dan masukan ujung pillow kedalam lipatan sarung, bantal

-          Lakukan sesuai kebutuhan dan standard yang ada.

-          Taruh Pillow diatas headboard.

-          Tarik kekiri kanan sehingga rapi dan merata.

            Luruskan posisi tempat tidur simetris dengan head boardnya.

III. Membersihkan dan mengamankan kamar mandi

1. Kamar – kamar dibersihkan dengan cara yang benar dan dengan menjagaa agar tamu tidak terganggu.

1.1        Melakukan pembersihan kamar mengikuti step by step prosedure.

1.2        Buanglah sampah, abu rokok kedalam plastik sampah.

1.3        Perhatikan apabila ada api rokok yang masih hidup segera dimatikan dan benda yang berharga terbuang bersama sampah.

1.4        Bersihkan bak sampah dengan multi purpose chemical dengan damp cloth.

1.5        Tempatkan bak sampah ketempat semula.

1.6        Bersihkan ashtray dengan obat yang sama dengan sponge dan cuci di wash basin sampai bersih, dan keringkan dengan cleaning cloth.

1.7        Tempatkan ashtray dengan  diatasnya di tempat semula (  Dressing Table ).

1.8        Cuci semua gelas – gelas kotor di wash basin dengan scouring pad yang bersih dengan VIM Powder.

-          Sampai betul – betul bersih.

-          Bilas dengan air panas

-          Balikan mulut gelas untuk mempermudah pengeringan.

1.9 Ambil glass cloth yang masih bersih dan keringkan gelas – gelas dikembalikan ketempat semula dan tutuplah dengan glass cover yang bersih

2. Semua furniture, mirror dan lukisan dibersihkan dan dicek kembali sesuai dengan standard dan aturan.

2.1    Bersihkan semua furniture dengan furniture polish dan cloth yang bersih.

2.2    Hilangkan semua debu dengan damp cloth secara menyeluruh.

2.3   Bersihkan semua mirror dan lukisan dengan glass cleaner dan lap yang kering serta bersih.

2.4        Bersihkan TV dan kulkas sesuai prosedur

2.5        Gantilah semua dusting cloth / cuci apabila sudah kotor dan bau untuk selalu memperhatikan hygiene

3.      Semua barang – barang di tata kembali sesuai dengan standard perusahaan.

3.1    Set-up kembali semua susunan furiniture seperti semula sesuai standard

3.2  Letakkan writing lamp, standing lamp, bedside lamp sesuai posisi semula (standard).

3.3  Check ulang susunan furniture untuk tidak mengganggu dan kemudahan tamu untuk mempergunakan.

4.      Pengisian ulang guest supplies sesuai dengan standard perusahaan

4.1    Lakukan pengisian ulang guest supplies antara lain :

4.2   1 ashtray

4.3   2 botol mineral water dengan complimentary sign pada leher botol.

4.4 Check TV dan programnya apabila kurang standard laporkan ke Housekeeping Office.

4.5   Rapihkan dan check kelengkapan kamar.

5.      Serangga dengan segera ditangani dan di ambil tindakan yang sesuai dengan standard perusahaan.

5.1        Hubungi pihak pest control melalui Housekeeping Office untuk membasmi serangga (nyamuk, semut maupun kecoa).

5.2     Semprotkan obat pembasmi serangga untuk gangguan serangga yang biasa

         anda lakukan sementara.

5.3      Tanyakan kepada tamu apabila berada di dalam kamar untuk bisa     

          disemprotkan obat pembasmi serangga atau kapan bisa disemprot.

5.4     Catat data – data kamar yang perlu diperhatikan karena gangguan serangga.

6.      Kamar –kamar di check mengenai kerusakannya dan semua kerusakan di laporkan dengan bernar sesuai dengan prosedur perusahaan.

6.1   Laporkan kerusakan – kerusakan ke Housekeeping Office secara jelas  untuk   dibuat Work Order (Laporan Kerusakan)

6.2   Laporkan kerusakan sejenis golongan civil seperti furniture,  wall / ceiling.

6.3  Laporkan kerusakan sejenis golongan electric. eiling lamp, TV / refrigerator, telephone, dll.

6.4   Plumbling (Bath Room) semua kerusakan sejenis di bath room / semua item’s bath tub, shower, toilet bowl, wash basin, dll.

6.5   Check / follow up kembali apabila perbaikan tidak kunjung datang dalam waktu 20 menit.

7.      Barang – barang yang rusak dicatat sesuai prosedur perusahaan.

7.1  Catat di log book semua laporan kerusakan (W.O) dengan baik

-          Cantumkan nama area

-          Cantumkan nama pelapor

-          Cantumkan tanggal pembuatan laporan

-          Cantumkam Jam Pengiriman

-          Jelaskan secara rinci jenis kerusakan untuk memudahkan perbaikan.

7.2   Kirim Work Order ke Engineering.

7.2    Minta tanda tangan dari penerima anda dan ambil / minta copy ordernya.

7.3        Simpan di file work order dengan baik dibuat pembatasan setiap bulannya.

7.4        Pastikan kembali dengan menghubungi Engineering / tamunya apakah order yang dikirim sudah di follow up dalam waktu 15 menit kemudian

7.5    Apabila kerusakan belum di follow up

8.      Barang – barang  yang mencurigakan di laporkan dengan cepat kepada petugas yang berwenang sesuai standard perusahaan.

8.1  Laporkan apabila menemukan barang – barang yang mencurigakan sesuai    prosedur sebagai berikut

8.2    Hubungi atasan / HK Office/Order Taker

8.3  Berikan dengan jelas jenis barang yang ditemukan / lokasinya.

9.      Barang – barang tamu yang tertinggal di kamar Check Out (C/O) disimpan di HK Office sesuai dengan standard perusahaan.

9.1  Laporkan ke HK Office bila menemukan barang –barang tamu yang tertinggal dikamar Check out.

9.2  Tulis nama barang, nomor kamar / penemunya sebelum dikirim ke HK  Office.

9.3     Kirimkan barang tersebut ke HK Office untuk direcord di log book ( Lost &  

         Found ).

V.    Membersihkan dan menyusun perlengkapan.

1.      Semua barang – barang disimpan dengan benar sesuai prosedure perusahaan.

2.1        Susunlah Cleaning tools

2.2        Hitung dan rapihkan sisa guest supplies untuk di order kembali sesuai part stock.

2.3  Simpan Press Mop sesudah di pakai dan bersihkan

2.4 Letakkan penempatan peralatan dengan baik agar tidak menimbulkan  kerusakan atau kecelakaan.

2.5   Kirimkan ke HK Office apabila ada Lost & Found yang belum dikirim.

2.      Pencatatan items guest supplies sesuai dengan standard perusahaan

2.1  Pergunakan Guest Supplies Form Request untuk meminta ke HK Office sesuai dengan Part Stock.

2.2   Susun secara baik linen dan tidak tercampur untuk menghindari damage pada    linen.

2.3  Pergunakan Bin Card untuk mengetahui pemakaian dan Part Stock yang benar.