Management Housekeeping (SOP)

SOP KOMUNIKASI DI TELEPHONE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(PROSEDUR OPERASIONAL)

Departement : Housekeeping	Bagian             : Operasional
Prosedure      : Komunikasi di Telephone

                        PELAKSANA

STAF HOUSEKEEPING

1.      Menjawab Panggilan Telphone

                        Panggilan dijawab secara cepat, jelas dan sopan sesuai dengan standard perusahaan

            Apa yang dilakukan apabila telpon berdering sesuai dengan prosedur perusahaan

-           Mengangkat telepon secara perlahan sebelum dering ke tiga

-           Mengucapkan salam “ Selamat Pagi, Siang atau Malam” dengan ramah   dan sopan

-           Menyebutkan department anda ( HK, FO, F&B dll )

-           Menyebutkan nama

-           Menanyakan apa yang bisa dibantu

                        Bantuan yang ramah ditawarkan pada penelpon dan tujuan panggilan secara akurat dijelaskan

            Apa yang anda lakukan selanjutnya setelah mengucapakan salam

-           Menanyakan kepada tamu dengan sopan dan ramah tentang tujuannya    menelpon

-           Menjawab dengan sopan dan ramah permintaan tamu

-           Menulis pesan tamu di log book dengan jelas, waktu, lokasi, pesan, tujuan

             Rincian diulangi pada penelpon untuk mengkonfirmasikan pemahaman

                        Pertanyaan –pertanyaan penelpon dijawab atau ditansfer kepada lokasi / orang yang dituju

             Rincian diulangi pada penelpon untuk mengkonfirmasikan pemahaman

                        Pertanyaan –pertanyaan penelpon dijawab atau ditansfer kepada lokasi / orang yang dituju

                        Rincian diulangi pada penelpon untuk mengkonfirmasikan pemahaman

                        Pertanyaan –pertanyaan penelpon dijawab atau ditansfer kepada lokasi / orang yang dituju

                        Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan pada departement atau pihak yang benar dan dapat ditindaklanjuti

                        Jika ada kesempatan cobalah untuk mempromasikan produk perusahaan dan pelayanan

                        Permintaan secara akurat dicatat dan disampaikan pada Departement atau pihak yang benar dan dapat ditindak lanjuti

                        Telpon yang mencurigakan segera dilaporkan pada pihak yang tepat sesuai dengan prosedur perusahaan

2.      Menelpon

                        Mempunyai nomer telephone yang benar

            Apa yang perlu anda persiapkan sebelum anda menelpon seseorang ?

                  -    Menyiapkan nomer telepon yang akan dituju dan pastikan kembali

           Kebenarannya

-    Posisi penelpon sebaiknya dalam posisi duduk tegak lurus

-    Mengangkat telpon dengan tangan kiri

-    Jarak telpon dengan mulut minimal 3 cm

            Tujuan menelpon dengan jelas tercatat sebelum menelpon

            Peralatan dilakukan dengan benar untuk melakukan hubungan

Bagaimana cara menggunakan pesawat telpon dengan benar

-     Pastikan ganggan telepon berada pada posisi yang tepat dan kondisi siap     pakai

 -   Angkat ganggan telpon secara perlahan

-    Jarak telepon dengan mulut kurang lebih 3 cm

-    Tekan nomer telepon yang dituju secara perlahan tunggu hingga telepon

      tersambungkan

             Nama, perusahaan dan alsan menelpon denga jelas disampaikan

             Sikap menelpon dengan sopan dan hati-hati dijaga setiap saat

             Nama, perusahaan dan alsan menelpon denga jelas disampaikan

             Sikap menelpon dengan sopan dan hati-hati dijaga setiap saat