PELATIHAN HOUSEKEEPING

Come and Join With My Blog#Management housekeeping paulus#My Youtube#Paulus soetrisno#
 

Read More

OPERATIONAL ROOM DIVISION

 ROOM DIVISION

Di Hotel-hotel  room division mampu memberikan sumbangan pendapatan atau revenue terbesar jika di bandingkan  dengan divisi lainnya di hotel.Departement yang bekerjasama untuk menggerakkan divisi ini antara lain : Housekeeping,Front Office dan Enggenering.

Pengetahuan akan fasilitas yang di miliki oleh hotel merupakan sesuatu yang sangat penting bagi semua karyawan yang bekerja di bagian kamar.Ada beberapa Tipe Kamar yang ada di Hotel,diantaranya :

1. Single                      : Kamar yang di peruntukkan bagi satu orang
2. Double                    : Kamar yang di peruntukkan bagi dua orang
3. Triple                      : Kamar yang di peruntukkan bagi tiga orang
4. Quad                       : Kamar yang di peruntukkan bagi empat orang
5. Queen                     : Kamar dengan fasilitas  queen size bed
6. King                        : Kamar dengan fasilitas King size bed
7. Twin                        :  Kamar dengan dua bed
8. Studio                     :   Kamar dengan fasilitas studio bed
9. Junior Suite           :  Kamar dengan type single room namun mempunyai fasilitas tambahan seperti living room
10. Suite Room            : Kamar yang di lengkapi dengan fasilitas ruang tamu
11. Connecting Room : Dua kamar yang terhubung dengan satu pintu.Biasanya di pergunakan untuk keluarga
12. Adjoining Room   : Kamar yang di batasi oleh dinding tetapi tidak ada connecting door                          
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    1. Mayoritas hotel saat ini menawarkan jenis kamar,dengan tipe kamar menurut luasnya:www.profesionalhousekeeping.com

       • Standard Room,kamar dengan ukuran paling kecil dengan fasilitas yang terbatas.(Tempat tidur,kamar mandi dengan shower,sepasang kursi dan meja kecil,TV dan meja rias. 

       •  Superior Room,Kamar ini berukuran diatas standard room.Kamar mandi lebih luas dan biasanya sudah dilengkapi dengan bathtub.
       •  Deluxe Room,Kamar ini cenderung lebih luas dari superior room 

       •  Suite Room,yang membedakan kamar ini adalah ruangan lain disamping kamar tidur dan kamar mandi.Ada ruang tamu,dan biasanya lebih luas dari kamar deluxe. 

       •  President Suite Room,Kamar terluas dibandingkan dengan kamar lainnya.Pada dasarnya kamar ini termasuk kategori suite room dengan luas dan fasilitas paling lengkap.Tidak semua hotel mempunyai type kamar ini.

         Selain itu ada type kamar menurut fungsinya :

       1. Disable Room : Kamar yang disediakan untuk orang cacat.www.profesionalhousekeeping.com
       2. Non Smoking Room : Kamar yang bebas asap rokok
       3. Residental Room : Jenis kamar hotel yang di pergunakan oleh tamu untuk menginap dalam jangka waktu yang lama
       4. Business Room : kamar yang di huni oleh tamu yang bertujuan bisnis
       5. Mock -Up Room : Kamar yang di pakai contoh untuk  set up kamar sebagai standard kamar yang ada
       6. Showing Room : Kamar yang  biasanya di pakai untuk menunjukkan contoh kamar yang ada di hotel kepada tamu,jika tamu tersebut pingin melihat contoh kamar yang ada di hotel dari berbagai type. www.profesionalhousekeeping.com
          
          
          
          

Read More

PENANGANAN KELUHAN TAMU

 MANAGEMENT HOUSEKEEPING

Beberapa masalah yang di hadapi hotel adalah keluhan tamu yang harus di tangani secara serius.Tamu selalu menginginkan pelayanan yang cepat,fasilutas yang murah,tempat yang bersih sesuai dengan apa yang mereka keluarkan atau bayar pada saat tinggal di hotel.

Cara-cara dalam menangani keluhan tamu :

1. Dengarkan dengan baik  keluhan tamu,staff hotel pada saat ada complaint dari tamu harus di dengarkan secara baik sampai selesai,sehingga inti dari permasalahan tersebut bisa jelas.Pada intinya kita harus mendengarkan secara baik tanpa memotong pembicaraan tamu.Dan setelah selesai tamu bicara seharusnya petugas hotel harus berbicara  untuk meminta maaf atas nama management hotel bukan mewakili dirinya sendiri.
2. Membuat kesimpulan,Berusaha untuk membuat kesimpulan tentang inti dari pokok permasalahan yang ada dan mengetahui persoalan yang nyata dan berusaha untuk mencari penyebab terjadinya keluhan.
3. Menetapkan alternatif pemecahan,buatlah beberapa alternatif pemecahan,buatlah beberapa alternatif pemecahan dan pilihlah satu alternatif yang paling tepat dan yang bisa di terima oleh tamu tersebut.
4. Segera bertindak dengan alternatif yang telah di pilih,bertindak lah sesegera mungkin dengan alternatif yang sudah di pilih dan tunjukan hasil dari tindakan tersebut kepada tamunya.
5. Jangan membuat perjanjian kepada tamu bila tidak bisa di tepati,jika keputusan dan tindakan akan bergantung pada persoalan yang sudah jelas.Jika belum yakin akan kebenarannya jangan memutuskan atau berjanji pada tamu.
6. Sampaikan persoalan kepada yang lebih berwewenang,jika suatu masalah dianggap berat dan mungkin kita tidak mampu dalam menyelesaikannya atau dengan kata lain keluhan tersebut di luar wewenang atau jangkauan kita maka kita harus menyampaikan pada atasan kita yang lebih berwewenang dalam kasus tersebut.
7. Perhatikan pesan/catatan yang di berikan tamu kepada pihak hotel,Jika saran - saran tamu yang di kemukakan memungkinkan untuk di laksanakan maka alangkah lebih baiknya kita terima masukan tamu tersebut.Ini akan mempengaruhi dari tingkat emosional tamu yang akan menurun.
8. Jangan membeda-bedakan tamu,Semua tamu di hotel harus kita layani sebaik mungkin dan juga pada pokok permasalahan yang ada tanpa membeda bedakan tamunya.Semuanya harus berdasarkan dengan standard dari management hotel tersebut. 

 

 

Read More

PENDEKATAN DALAM PEMECAHAN MASALAH DI HOUSEKEEPING DEPARTMENT

 MANAGEMENT HOUSEKEEPING

Tamu mengambil barang milik hotel.

Permasalahannya,seorang tamu pada saat check out dari hotel langsung ke front office chasier untuk menyelesaikan pembayarannya.Disaat yang sama petugas housekeeping akan mengecek  ke kamar tersebut,yang mungkin ada barang - barang tamu yang tertinggal.Pada saat di check ternyata ada 2 face towel yang terbawa tamu.

Pemecahan masalah oleh Housekeeping

Pihak housekeeping akan menginformasikan ke front office chasier kalau di kamar tersebut tidak ditemukan/hilang 2 face towel.Dan front office cashier akan mengenakan charge ke tamu tersebut sesuai dengan standard hotel yang berlaku.Jika memang benar-benar di bawa tamu tersebut.

Selain itu reception juga akan menginformasi khan ke tamu apabila tamu menginginkan face towel sebagai souvenirnya,tamu dapat membelinya di hotel.

Analisis pemecahan masalah

Hotel seharusnya lebih berhati - hati dalam menangani tamu yang membawa pulang linen hotel baik sengaja maupun tidak sengaja yang di lakukan oleh tamu yang menginap di hotel tersebut.Jangan sampai terjadi kesalah pahaman antara tamu dan pihak hotel.Sebaiknya dapat di selesaikan secara damai dan kekeluargaan antara tamu dan pihak hotel tanpa ada konfrontasi antara ke dua belah pihak.

Kadang tamu yang membawa pulang towel karena ketidak tauan mereka.mungkin didalam pikiran tamu itu sudah termasuk free of charge.

Jika di lihat dari kasus ini,Towel bukan lah barang yang mahal sekali.mungkin tamu mampu membeli towel dengan jumlah yang banyak di pasaran.Tetapi kadang para tamu senang dengan logo yang ada di towel tersebut,sehingga menjadi suatu kebanggaan buat tamu tersebut untuk menunjukkan bahwa tamu tersebut pernah menginap di hotel yang berbintang.

Sehingga kesimpulannya adalah sebagai berikut :

• Inti permasalahannya,tindak pencurian oleh tamu
• Pemecahan masalahnya,Menanyakan kepada tamu jika towelnya terbawa,menginformasikan harga towel tersebut,berkomunikasi dengan sopan kepada tamu,menghindari konfrontasi
• Tindak lanjut dan preventif,Menyediakan daftar harga linen di dalam kamar yang biasanya di taruh diatas working table/dressing table agar terlihat jelas sama tamu pada saat check in
  

Read More

PENDEKATAN DALAM PEMECAHAN MASALAH DI HOUSEKEEPING DEPARTMENT

 MANAGEMENT HOUSEKEEPING

1. Rasional-Sistematis,pendekatan yang mengutamakan pemecahan secara logis berdasarkan pemikiran rasional yang diikuti dengan langkah-langkah sistematis.
2. Imaginatif-Kreatif,pendekatan yang memungkinkan problem solver untuk berfikir di luar kerangka masalah sehingga akan menemukan ide-ide kreatif lain untuk pemecahan masalah tersebut.Namun pada kasus tertentu,pendekatan Imaginatif-Kreatif tidak cocok di gunakan karena masalah yang di selesaikan bersifat prosedural.
3. Penyelidikan Apresiatif,pendekatan yang di lakukan dengan mengadakan penyelidikan dan pemeriksaan secara intensif terhadap sumber permasalahan.
4. Asumtif,pendekatan yang di lakukan untuk mencari dan mengembangkan asumsi-asumsi agar pemecahan masalah tidak hanya terfokus pada objek masalah.
5. Front dan Entry Point,pemecahan masalah yang dimulai dari awal mula terjadinya suatu masalah sehingga dapat terlihat secara jelas yang menjadi sumber masalah.
6. Beginning at the end,memecahkan masalah di mulai dari bagian akhir.Hal ini di lakukan untuk memecahkan masalah yang rumit, yang membutuhkan keputusan secara cepat sehingga pengambil keputusan harus memecahkan masalah yang terlebih dahulu,setelah itu baru melakukan proses yang lain.
7. Somewhere between the beginning and the end,memecahkan masalah dari bagian tengah terlebih dahulu.Pendekatan ini di lakukan apabila problem solver terlalu sulit untuk memulai pemecahan dari depan maupun bagian akhir.

LANGKAH-LANGKAH EFEKTIF DALAM PEMECAHAN MASALAH 

1. Mencari informasi tentang masalah yang terjadi,dalam pemecahan masalah,peran informasi sangat penting.Petugas perlu meluangkan waktu untuk mengumpulkan berbagai informasi seputar permasalahan yang di hadapinya.Semakin banyak informasi yang di dapat,semakin muda pula penyelesaiannya.
2. Melihat berbagai hal yang mungkin menjadi penyebab,sangat penting mencari masukan dari orang lain yang berkaitan langsung dengan masalah tersebut.
3. Temukan berbagai solusi yang bisa di lakukan,kreatifitas pekerja dan anda sangat mutlak di perlukan.Sebagian besar orang yang sukses adalah karena kreatifitasnya.
4. Memilih solusi terbaik,dimana memilih yang terbaik dari semua ide diantaranya solusi mana yang paling mampu menyelesaikan suatu masalahnya dan lain -lain
5. Buatlah perencanaan,dimana setelah solusi terbaik di pilih,saatnya untuk membuat perencanaan mengenai pelaksanaannya seperti akan terjadi seperti apa situasinya bila masalah sudah terselesaikan dan lain - lain.
6. Pantau pelaksanaan rencana tersebut,dimana yang harus di perhatikan adalah apakah rencana itu sudah berjalan sesuai jadwal yang di harapkan,dan lain sebagainya.
7. Pastikan masalah sudah terselesaikan,salah satu cara terbaik untuk memastikan apakah suatu masalah sudah terselesaikan atau belum adalah dengan melanjutkan kembali aktifitas normal di housekeeping yang sempat terganggu.
   

Read More

SUPERVISORY SKILL

 MANAGEMENT HOUSEKEEPING

Seorang supervisor harus mampu menggunakan supervisory skillnya yang meliputi :

1. Technical skill,dimana di butuhkan ketrampilan secara teknis yang akan membantu supervisor dalam mengawasi seluruh pekerjaan yang di lakukan staffnya secara teknis.Ada beberapa tugas yang akan diserahkan kepada staffnya: memberikan contoh pekerjaan yang akan di kerjakannya,mengawasi pekerjaan staffnya,membetulkan pekerjaan yang di kerjakan staffnya,menyempurnakan pekerjaan yang telah di lakukan staffnya,menilai pekerjaan yang telah di kerjakan staffnya dan menyederhanakan atau mnyempurnakan pekerjaan yang telah di lakukan staff nya.
2. Conceptual skill,dimana di tuntut untuk menjalankan managerial skill.yang di butuhkan adalah cara berpikir yang konseptual dan intelektual dengan memakai pemikiran yang logis.Mutu dari seorang supervisor di tentukan oleh seberapa dia mampu menggunakan ketrampilan ini untuk melakukan pengawasan yang efektif.Diantaranya adalah sebagai berikut : merencanakan dan menerapkan strategi dalam suatu pekerjaan,menjaga norma dan aturan kerja yang sudah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan sop yang ada.diantaranya (SOP sebagai aturan dan norma dalam bekerja,house rules sebagai norma ketertiban di hotel,aturan-aturan khusus yang datang dari management dalam sesuatu hal,norma sosial yang berlaku di suatu tempat).Mensosialisasikan dan mengawasi sistem kerja yang berlaku di management hotel tersebut,membina etos kerja yang lebih baik antara bawahan dan atasan maupun dalam management tersebut.sebagai contoh (harus tepat waktu pada saat bekerja sebagai seorang supervisor,membuktikan pada management bahwa supervisor adalah seorang yang benar benar pekerja keras dalam membangun management hotel,self competence dan benar benar sudah kopetensi di bidangnya,memiliki transparansi,keterbukaan dan bersifat objektif dalam mengambil suatu keputusan.Menciptakan sistem nilai dan budaya kerja sesuai dengan standard operational yang berlaku di dalam management hotel tersebut dan mensosialisasikan dasar dasar leadership yang dimilikinya.
3. Human skill,dimana seorang supervisor di tuntut untuk memiliki wawasan tentang hubungan antar manusia dengan segala aspeknya juga yang di miliki oleh supervisor dalam rangka pengawasan dan koordinasi kepada bawahannya.Diantaranya,manusia  yang mempunyai kebutuhan.pada dasarnya semua oraang bekerja untuk memenuhi kebutuhannya.Kebutuhan akan ketenangan dalam melakukan pekerjaannya dan juga kebutuhan akan pengembangan karirnya dan kebutuhan akan interaksi sosial dimana mereka membutuhkan komunikasi antara individu atau antara management.Juga kebutuhan akan suatu wadah yang dapat menampung inspirasi mereka dan membela kepentingan mereka sebagai pekerja.Dan kepentingan untuk mendapatkan penghasilan dan status mereka sebagai karyawan.Manusia yang cenderung berkelompok.Dan manusia yang mempunyai attitude dan character yang baik yang di butuhkan dalam pekerjaaan. Dimana mereka juga mempunyai pemikiran dan perasaan yang harus di baca oleh seorang supervisor.
4. Sikap supervisor terhadap kelompok,dimana seorang supervisor di tuntut juga untuk memperhatikan kepentingan terhadap suatu kelompok,maksudnya adalah supervisor juga harus memikirkan apa yang mereka inginkan dimana staffnya mungkin mau cross training kedepartement yang lain atau mengembangkan karirnya di departement lainnya yang membutuhkan dukungan dari seorang supervisor.Memahami berbagai pendapat anggotanya dan juga mempunyai sikap untuk saling menghargai sesama departement lainnya dan mempunyai sikap untuk mendidik para staffnya dan emotivasi setiap bawahannya,mengendalikan kekuatan teamnya dan mempunyai sikap pendekatan terhadap para staffnya sehingga bisa mengerti apa yang mereka butuhkan dalam bekerja.

PENGAWASAN SUMBER DAYA MANUSIA

Dalam menjalankan pekerjaan agar bisa berjalan dengan lancar dan baik seorang supervisor juga harus memperhatikan beberapa aspek.Terutama yang menyangkut dengan sumber daya manusia yang lebih efektif untuk menghasilkan output yang lebih berkualitas dala bekerja diantaranya :

1. Mengawasi pekerjaan dan cara bekerja para staffnya,apa yang di kerjakan dan objek yang di kerjakannya,beban kerja dari para staffnya,deadline pekerjaan,baik tidaknya hasil dari pekerjaan para staffnya,penghematan penggunaan bahan dan keselamatan kerja para staff
2. Pengawasan kondisi fisik dan psikologi dari para staffnya
3. Pengawasan hubungan antara individu
4. Hubungan aspiratif dan kepentingannya
5. Iklim kerja yang berpengaruh pada kinerja kerja staffnya

PENGAWASAN PERALATAN KERJA

Semua pekerjaan yang dikerjakan dengan menggunakan peralatan yang ada pada intinya harus membutuhkan pengawasan dari seorang supervisor sehingga bisa kembali dalam keadaan utuh dan lengkap pada akhir pekerjaan bawahannya.sehingga banyak sekali kendala kendala yang di jumpai pada saat bekerja dengan menggunakan peralatan :

•  Tidak semua peralatan memudahkan pekerja nya dalam bekerja dikarenakan sudah usang,atau sudah rusak yang membutuhkan perbaikan dari pihak enggenering
• Tidak semua karyawan atau staff yang mengerti tentang operational penggunaan alat tersebut,sehingga membutuhkan training dari para supervisor untuk menjelaskan  cara penggunaan alat tersebut
• Adanya penggunaan alat yang countinuous sehingga mudah rusak dan tidak di perbaiki sesera mungkin
• Jumlah alat yang di pergunakan untuk operational tidak sebanding dengan luas kerja yang mereka kerjakan
• Tidak adanya persediaan yang lebih pada peralatan tersebut,sehinnga waktu rusak masih di butuhkan waktu yang lama untuk memperbaikinya,Dimana hal ini akan berpengaruh pada hasil dan kinerja kerja para staffnya

Read More

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

 MANAGEMENT HOUSEKEEPING

Seorang supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjalankan fungsi dan proses management yang di bebankan pada supervisor dalam skala makro,dimana  dibagian department yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.Tugas tersebut meliputi perencanaan harian,koordinasi,pengarahan,pengawasan dan penilaian tugas untuk  dapat di analisa.Seorang supervisor menjalankan tugasnya harus berdasarkan pada standard operational perusahan yang telah ditetapkan dan mengacu pada aturan management perusahan tersebut.Dari hasil tugas dan laporan supervisor harus bisa di pertanggungjawabkan kepada managernya.Jika dalam menjalankan tugasnya seandainya ada kegagalan,tidak menjadi tanggung jawab dari supervisor saja tetapi juga managernya harus ikut mempertanggung jawabkan kepada pimpinan tertinggi yang ada di hotel atau perusahaan tersebut.

TUGAS PERENCANAAN PEKERJAAN SUPERVISOR

Ada beberapa tugas pekerjaan yang menjadi skala prioritas seorang supervisor.Dimana seorang supervisor harus  membuat suatu action plan dan perencanaan tugas pokoknya yang menyangkut beberapa hal,diantaranya adalah :

• Apa yang harus di kerjakannya
• Siapa yang harus mengerjakannya
• Seberapa besar beban pekerjaan yang di kerjakan
• Tingkat kualitas yang di harapkan
• Kesiapan peralatan sebagai pendukung pekerjaan
• Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut
• Parometer yang di butuhkan untuk dapat menilai dari hasil pekerjaan tersebut
• Berapa lama waktu yang di butuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut

Seandainya pekerjaan yang di lakukan setiap hari,tentu dapat diingat dengan mudah seperti membuat suaty action plan sudah terjadwalkan dalam pekerjaan rutinitas hariannya.Jika pekerjaan tersebut dilakukan untuk beberapa hari yang harus terjadwalkan dalam sebulan ataupun seminggu yang bukan masuk dalam pekerjaan harian maka perlu di buatkan suatu action plan dan harus mendapatkan perhatian  khusus dalam melakukan pekerjaannya.Dan membutuhkan sebuah perencanaan yang jelas.

Kejelasan dalam sistem informasi antara kedua belah pihak sehingga jelas apa yang bisa di kerjakan yang menjadi tanggung jawab dari masing masing staffnya.

Juga dibutuhkan kuwalitas yang baik dari hasil pekerjaan tersebut.karena pada akhirnya yang di harapkan adalah kualitas dari hasil tersebut sehingga sesuai dengan apa yang di haarapkan oleh management hotel.

Sehingga di butuhkan metode dalam mempermudah pekerjaan.Seorang supervisor juga harus bisa menciptakan metode dalam pekerjaan yang memudahkan bawahan atau staffnya dalam melakukan rutinitas pekerjaan  mereka.

KOORDINASI

Koordinasi antara atasan dan bawahan dan sebaliknya sangat di butuhkan dalam suatu pekerjaan.Tujuannya adalah supaya bisa bekerjasama,saling memperkuat dan yang terpenting adalah agar semua staff dapat memahami pekerjaan yang dilakukan dengan baik.Adapun beberapa hal tentang pentingnya koordinasi adalah sebagai berikut :

1. Harus mempunyai tujuan atau target yang sama yang di harapkan sesuai sop
2. Memiliki kapasitas individu yang seimbang
3. Harus ada kemauan yang kuat dari setiap individu untuk saling membatu satu dan yang lainnya
4. Adanya SOP yang berlaku sehingga menjadi acuan dalam bekerja
5. Adanya supervisor yang harus bertanggung jawab dalam menjalankan pekerjaan tersebut
6. Adanya kesamaan waktu dalam bekerja

PENGARAHAN DARI SUPERVISOR

Sebelum bekerja ,diharapkan supervisor harus melaksanakan briefing sebelum dan sesudah kerja.Dimana sebelum bekerja hal hal penting akan di informasikan supervisor kepada staffnya yang merupakan pekerjaan yang belum diselesaikan oleh shift sebelumnya dan mungkin ada beberapa project yang harus di kerjakan hari itu.Dan setelah selesai tugas di harapkan untuk melakukan briefing  agar bisa menilai hasil dari pekerjaan yang di kerjakan oleh staffnya.

Tujuan dari pengarahan ini adalah supaya para staff yang di pimpin oleh seorang supervisor mendapatkan masukan yang jelas tentang tujuan kerja,target,cara atau metode kerja yang di pakai.Dengan adanya pengarahan tersebut di harapkan semua pekerjaan dapat di kerjakan dengan baik.

Ada beberapa bentuk pengawasan yang di terapkan antara lain :

• Minute meeting untuk koordinasi.Dimana briefing antara staff dan bbiasanya di lakukan untuk hal- hal yang mendesak atau urgent.
• Briefing 15 menit sebelum bekerja.Dimana di berikan pengarahan oleh supervisor mengenai hal- hal apa saja yang harus di kerjakan termasuk action plan yang harus dikerjakan
• Diskusi antar supervisor.Dimana yang dibahas adalah project atau hal penting dan juga serah terima antara shift sebelumnya.
• Technical meeting.Biasa nya untuk membahas tentang event -event

Read More