SOP LOST AND FOUND
STANDARD
OPERATING PROCEDURE
(PROSEDUR
OPERASIONAL)
 Departement : Housekeeping
|
Bagian : Operasional
|
Prosedure : Penanganan
Barang –
Barang Lost &
Found
|
|
|
|
PELAKSANA
STAF
HOUSEKEEPING
Barang-barang yang diketemukan
(Lost & Found Item)
Semua barang-barang Tamu yang tertinggal dan diketemukan
oleh Karyawan / ti atau Tamu lain dilingkungan Hotel harus disimpan oleh bagian
Lost & Found Housekeeping Department dengan ketentuan sebagai berikut :
- Semua jenis barang yang diketemukan
oleh Karyawan/ ti atau Tamu lain harus segera dilaporkan dan diserahkan ke
Housekeeping Department kemudian dicatat pada Lost & Found Book dan
dibuatkan Lost & Found Slip. Barang Lost & Found disimpan ditempat
penyimpanan yang khusus untuk keperluan ini.
- Apabila barang temuan tersebut
menyangkut perkara hukum dan atau barang-barang yang mencurigakan, maka
segera harus dilaporkan dan diserahkan ke Security guna dilakukan
penyidikan dan penyelidikan lebih lanjut.
- Petugas Housekeeping akan mencatat
pada Lost & Found Book atau Slip dengan kelengkapan :
-
Nomor urut
-
Tanggal dan waktu diketemukan
-
Tempat / lokasi diketemukan
-
Jenis barang
-
Nama Tamu, Alamat, Perusahaan
-
Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut
-
Petugas yang menerima
-
Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan yang
menerima barang temuan tersebut.
- Housekeeping Department membukukan
semua barang-barang yang diketemukan dan dilaporkan secara rutin setiap
bulan kepada General Manager dan Controller serta Chief Security dengan
rincian sebagai berikut :
-
Nomor urut
-
Tanggal dan waktu diketemukan
-
Tempat / lokasi diketemukan
-
Jenis barang
-
Nama Tamu, alamat, Perusahaan
-
Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut
-
Petugas yang menerima
-
Daftar perkiraan nilai
-
Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan
menerima barang
temuan
tersebut.
-
Tempat penyimpanan barang (misal : Lost & Found –
HK Office, Safe Deposit Box)
- Untuk barang-barang yang berharga
seperti : emas, berlian, uang dan sebagainya akan disimpan di Safe Deposit
Box – Front Office Department dalam suatu amplop tertutup dan diketahui /
disaksikan oleh : General Manager,
Controller, Executive Housekeeper dan Chief Security. Kunci Safe Deposit
tersebut disimpan oleh Controller dalam Safe Deposit yang berada di
Accounting Department.
- Barang-barang akan disimpan menurut
besar kecilnya nilai barang dengan ketentuan sebagai berikut :
-
Untuk barang-barang berharga seperti ( perhiasan, uang,
peralatan lektronik, kamera dan sebagainya) akan disimpan dengan masa
sedikitnya 6 (enam) bulan sampai dengan 1 (satu) tahun.
-
Barang-barang lain yang di kategorikan kurang berharga
serta barang konsumtif yang tidak dapat disimpan lama akan disimpan paling lama
maksimum 3 (tiga) bulan dan sedikitnya 3 (tiga) hari.
- Selama dalam penyimpanan Manajemen,
dalam hal ini Executive Housekeeper akan berusaha menghubungi pemilik jika
diketahui bahwa barang tersebut
- Selama dalam penyimpanan Manajemen,
dalam hal ini Management akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui
bahwa barang tersebut dirasakan berharga.Dan batasnya selama 6 bulan.
- Apabila hingga batas waktu penyimpanan
berakhir dan barang tersebut belum juga ada yang klaim / mengambil /
mengakui barang tersebut, maka barang tersebut akan diperlakukan sebagai berikut
:
-
Barang – barang berharga menjadi
milik Perusahaan atau
dilelang untuk keperluan
perusahaan dan kepada penemu akan diberikan hadiah atau penghargaan yang wajar.
-
Hasil lelang dari barang tersebut akan dicatat sebagai
Other Income Hotel.
-
Barang-barang yang dianggap kurang berharga atau tidak
dapat disimpan lama akan dibagiakan kepada si penemu barang tersebut.
9. Terhadap
barang-barang tertentu sebagaimana dimaksud dalam point 8 diatas terhadap
barang-barang yang dikategorikan barang berharga dan ternyata setelah diadakan
pelelangan ternyata tidak laku terjual secara lelang, maka sesuai dengan
pertimbangan tertentu dari Manajemen, maka barang tersebut dapat diberikan
kepada si penemu atau diberikan / disumbangkan kepada yayasan yatim piatu /
fakir miskin.
- Dalam waktu - waktu tertentu,
Management akan mengusulkan pengeluaran barang-barang untuk dilelang atau
diberikan kepada penemu sesuai dengan ketentuan point 6 (enam).
Barang-barang hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas
persetujuan Manajemen berdasarkan pengisian formulir, dengan rincian
sebagai berikut :
-
Nama barang
-
Nomor urut dalam Lost & Found book / slip
-
Tanggal/ bulan / tahun
-
Alasan pengeluaran barang
-
Tanda tangan Manajemen sebagai tanda pengajuan yang
terdiri atas :
Manager,Management
11. Barang-barang yang membahayakan dan mudah terbakar akan
disimpan ditempat tersendiri serta memperhatikan tempat penyimpanannya.
ALAT BANTU
- Lost Found Book