HOUSEKEEPING SUPERVISOR

 Important Components of Department Induction

1. Welcome
2. Paperwork
3. Information about the Property
4. Policies and Procedures
5. Staff Amenities and Benefits
6. Explaination of the Management Structure
7. On The Job Orientation
8. Answer Questions from the Employee

Important Components of Department Induction

1. Welcome ---- Seorang Staff layaknya harus disambut dengan baik oleh perusahaan yang baru dimasukinya. ‘Penyambutan’ ini harus harus dinyatakan tidak hanya secara verbal tetapi juga melalui sikap dan perilaku Pemimpin Perusahaan 
2. Paperwork ---- Staff baru harus melengkapi seluruh pernyataan tertulis dan administrasi lainnya yang diperlukan di hari pertama ia bekerja. Selesaikan seluruh persyaratan sesegera mungkin sehingga anda dan staff baru dapat segera berkonsentrasi pada hal lain
3. Information about the Property ---- Berikan kepada staff baru informasi menyeluruh yang mencakup seluruh seluk beluk perusahaan dan tidak hanya pada departemen dimana dia akan bekerja
4. Policies and Procedures ---- Staff baru biasanya berkeinginan untuk melakukan hal yang benar. Berikan kepada mereka seluruh kebijakan, peraturan, dan prosedur yang menyangkut pekerjaan mereka yang diuraikan dalam buku pegangan karyawan
5. Staff Amenities and Benefits ---- sampaikan kepada staff baru tunjangan-tunjangan yang akan mereka terima, berikut informasi tentang berbagai fasilitas termasuk kesempatan promosi dan mengikuti pelatihan
6. Explaination of the Management Structure ---- Beritahukan kepada staff kepada siapa ia harus melapor dan jelaskan struktur organisasi perusahaan. Berikan kesempatan untuk mengenal nama-nama di jajaran management
7. On The Job Orientation ---- Berikan uraian pekerjaannya, rincian tugas, penjelasan mengenai standar yang diharapkan, tindakan pencegahan yang dilakukan dan penjelasan siapa yang bertanggung jawab atas program/pekerjaan di perusahaan
8. Answer Questions from the Employee ---- Beri kesempatan dan dorong staff baru untuk mengajukan pertanyaan. Hal ini akan membantunya untuk memahami tugas di lingkungan barunya. Sehingga staff baru merasa nyaman dan meyakinkan diri anda bahwa staff baru sudah memahami semua informasi yang sudah anda sampaikan

Key Points to Effective Coaching

1. What is COACHING?
2. Why is coaching necessary?
3. What things may need to be coached to a new employee?
4. What things may need to be coached to a new employee?

WHEN COACHING A SKILL ….

1. Peragakan tahap-tahap dalam kecepatan normal
2. Peragakan secara perlahan,
3. Uraikan istilah-istilah umum tentang tugas yang anda jelaskan setiap tahap
4. Amati pemahaman setiap peserta atas setiap informasi baru yang diberikan
5. Kemukakan berbagai hal untuk mengamatinya
6. Rangsang mereka untuk mengajukan pertanyaan
7. Berikan petunjuk saat staff anda mungkin masih mengalami kebingungan
8. Amati staff anda ketika menunjukkan keahliannya
9. Periksalah apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar
10. Berikan umpan balik dan tindak lanjuti

WHEN COACHING FOR IMPROVED PERFORMANCE….

1. Tentukan alasan diadakannya diskusi, utarakan keseriusan anda
2. Mintalah dan dengarkan gagasan-gagasan pekerja
3. Berikan tanggapan yang positif dan umpan balik konstruktif ketika diperlukan
4. Perjelas isi dan perasaan dari pesan yang disampaikan oleh staff
5. Berikan dukungan dan berbagai masukan
6. Rangkum kesimpulan-kesimpulan kunci untuk didefinisikan ulang
7. Jadwalkan sebuah pertemuan tindak lanjut untuk membahas kemajuan yang dicapai

Benefit of Coaching.......

1. Karyawan mengerti tentang SOP
2. Terbentuk kerjasama team
3. Mengerti product Knowledge
4. Improve employee staff
5. Lebih konfiden antara staff dan manager
6. Mendapatkan good image
7. Mendapatkan respek dari staff
8. mendapatkan sebuah “Good Full Occupancy”

Alasan yang biasa diajukan untuk menghindari Pelatihan (Coaching).......

1. Tidak ada waktu
2. Saya sudah terbenam dalam persoalan rutin tapi saya baik-baik saja
3. Team saya sudah cukup termotivasi dan kinerja sudah memadai
4. Saya tidak mau membebani staff-staff saya
5. Saya terlalu banyak staff
6. Staff tidak mendapatkan apa-apa dari pelatihan
7. Staff cenderung pasif jika diajarkan sesuatu
8. Staff tidak pernah minta bantuan

Melatih Staff............

Penting untuk mengajukan pertanyaan untuk menguji pengetahuan peserta pelatihan. Mereka harus mengetahui tidak hanya bagaimana menjalankan tugas, tetapi juga mengapa tugas tersebut dilakukan menurut cara tertentu, serta apa yang harus dilakukan jika terjadi hal-hal di luar rencana

Questioning to test understanding-----Open-----Closed-----Overhead-----Direct

COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

EFFECTIVE COMMUNICATION 

• Communication for the Effective Leader

Pemimpin bukan saja harus dimengerti akan tetapi juga harus dapat mengerti tentang komunikasi dari karyawannya.Pada suatu saat komunikasi dipandang hanya sebagai transmisi dari fakta-fakta, ide-ide dan pendapat dari satu orang kepada orang lain. Pandangan ini menganggap komunikasi sebagai proses satu arah (ONE WAY COMMUNICATION).

SENDER------------------MASSAGE-------------------RECEIVER

Pada beberapa tahun terakhir, komunikasi telah dipandang sebagai BERBAGI pesan tentang konsep, pendapat, ide dan informasi baik secara lisan maupun tertulis (TWO WAY COMMUNICATION)

                                   Message / Feedback

Sender/Receiver --------------------------------> Sender/Receiver                                                             

                            <-------------------------------

Model komunikasi dua arah, pesan dan cara penyampaiannya  masih dilihat sebagai bagian penting dari proses komunikasi

1. Konsep Two Way Communication

• Komunikasi mencakup aspek-aspek verbal dan non verbal
• Penekanan yang sama diberikan pada penerimaan maupun pengiriman pesan
• Kedua belah pihak secara simultan menjadi pengirim dan penerima
• Terdapat umpan balik diantara para peserta
• Komunikasi dilihat sebagai proses berbagi dua arah

1. Communicator Blockers

• The Receiver’s Perceptions (Persepsi penerima pesan)
• Your Tone of Voice (nada suara anda)
• Your Body Languange or Non Verbal Messages (Bahasa tubuh atau pesan non verbal anda)
• Personal Factor (Faktor pribadi)
• Inattention (Tidak ada perhatian)
• Wishful Hearing (Hanya mendengarkan yang ingin didengar)
• Pride (Sombong)
• Abstract Thinker (Pemikir Abstrak)
• Physical Surroundings (Lingkungan Fisik)
• Projection (Proyeksi/kemauan yang beda)
• Closed Mind(Pikiran yang Tertutup)
• Fear (Takut Berlebihan)
• Concrete Thinker (Pemikir Konkrit)
• Cultural Difference (Perbedaan Budaya)

1. Principles of Emphatic Communication

Berusahalah untuk mengerti, kemudian untuk dimengerti.Dengan kata lain, langsung mendiagnosa kondisi, situasi atau masalah orang lain dan cepat memberi saran. Jadi proses mendengar dengan tujuan cepat memberikan respon ketimbang mendengarkan dengan tujuan untuk memahami terlebih dahulu.

Apabila pertama-tama mendengar untuk memahami, kita mempunyai waktu untuk membuat diagnose yang tepat.

1. Autobiographical Responses

• Advising (Memberi Saran):memberi konseling,saran dan solusi terhadap masalah.
• Probing (Menyelidiki):bertanya sesuai dengan kerangka pemikiran kita sendiri.
• Interpreting (Menginterpretasi):menjelaskan motif dan perilaku orang lain berdasarkan pengalaman kita sendiri,mencoba untuk mencari tahu tentang orang
• Evaluating (Mengevaluasi):menilai dan menyetujui atau tidak menyetujui.

Saya bisa mengerti mengapa anda mempercayai hal itu, tetapi anda mengabaikan sebagian fakta yang penting dalam situasi tersebut================> EVALUATING.

Apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan menggunakan pendekatan itu?=====>PROBING

Nampaknya strategi anda didasarkan lebih pada kekhawatiran daripada kepercayaan diri.

=============================>INTERPRETING

Seandainya saya adalah anda, saya akan berusaha lebih untuk lebih adil.===========>ADVISING

1. How We Communicate

Diluar kata-kata, orang berkomunikasi dengan mengungkapkan perasaan. Orang sering mengungkapkan kata dan Bahasa tubuh walaupun mereka mungkin mengkomunikasikan ide-ide yang saling bertentangan secara verbal.

1. Diversity in the workplace

Salah satu tantangan bekerja di dunia perhotelan adalah berhadapan dengan keragaman di tempat kerja. Keragaman tidak hanya dengan staff tetapi juga dengan pelanggan.

1. Cultural Differences

Orang dari Timur Tengah berbicara dengan jarak agak jauh kelihatan malu

Budaya Asia menghindari basa-basi. Orang yang suka bicara bisa dianggap tidak tulus atau pamer.

Orang Amerika cenderung untuk tidak menatap kepada orang pada saat mendengarkan mereka berbicara.Wanita Hindu India diharapkan berjalan di belakang suaminya bahkan membawakan tas nya.Pria Eropa Selatan sangat nyaman untuk berpelukan atau berciuman saat bersalaman dengan cara saling meletakkan di bahu dan sebagainya.Orang Arab kadang memperlihatkan ekspresi keras di muka umum dengan menangis atau berteriak.Orang Jepang umumnya tidak memperlihatkan emosinya di depan public seperti marah atau sedih.Orang Jepang menganggap membuang ingus di depan public sebagai tingkah laku yang buruk.

1. Key Principles Of Communication

• Ketika berkomunikasi berusaha agar orang itu merasa dihargai
• Ketika berkomunikasi dengan bawahannya, jangan terjebak dengan pribadinya tetapi focus pada behavior nya
• Menggunakan teknik yang positif untuk membentuk perilaku staff / bawahan
• Berusaha memberi target / deadline dan jagalah komunikasi dengan mereka
• Berusaha untuk melibatkan staff / bawahan anda
• Ketika staff berbicara dengan kita, dengarkanlah dengan secara aktif   

1.  10 Tips for Top Listening                                                                            

• Takes Notes,catatan membantu anda mengingat
• Listen Now, Report Later,Dengarkan sekarang, laporkan kemudian. Rencanakan untuk memberitahu seseorang apa yang anda dengarkan, anda akan mengingatnya dengan lebih baik
• Learn  want to Listen,Belajar untuk mendengarkan. Anda harus mempunyai keinginan, minat, disiplin, ciri dan konsentrasi untuk menjadi pendengar yang baik
• Be Present
• Anticipate Excellence
• Become a ‘whole body’ Listener,Dengarkanlah dengan telinga, mata dan hati anda
• Build Rapport by Pacing The Speaker,Refleksikan gerak-gerik, ekspresi, dan pola suara pembicara untuk menciptakan komunikasi yang enak
• Control Your Emotional
• Control Distractions
• Give The Gift of Listening

SO ,COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

 THE ROLE OF THE LEADER

S U P E R V I S O R

Supervision/Management Roles

Peran Supervisor telah berpindah ke arah gaya manajemen yang lebih 

PARTISIPASIF dan KOLABORATIF

Semua karyawan dilibatkan dalam proses penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Apabila perlu, ada pendekatan manusiawi terhadap kepemimpinan.

SUPERVISOR

1. Communicator / Komunikator
2. Evaluator / Penilai
3. Facilitator / Fasilitator
4. Problem Solver / Pemecah masalah
5. Controller / Pengontrol
6. Team Member / Anggota Kelompok
7. Motivator
8. Planner / Perencana
9. Organisor / Pengatur
10. Trainer / Pelatih

Communicator Behaviour

1. Harus obyektif dalam menyampaikan sesuatu
2. Menjaga perasaan orang lain (respect)
3. Jujur
4. Wawasan luas dan terbuka

Team Member Behaviour

1. Sudah membaur dengan bawahan tetapi tidak terlalu dekat
2. Terlibat dalam setiap kegiatan team
3. Care, ramah dan emphaty

Evaluator Behaviour

1. Obyektif dalam penilaian
2. Tegas

Motivator Behaviour

1. Good sample
2. Support
3. Harus memiliki motivasi

Facilitator Behaviour

1. Menerima ide-ide yang baik dari bawahan
2. Jujur
3. Perhatian 

Planner Behaviour

1. Bekerja dengan sistematis dan terencana dengan baik
2. Memiliki pemikiran ke depan / visioner

Problem Solver Behaviour

1. Bijaksana dan percaya diri
2. Tenang
3. Tidak arogan

Organisor

1. Adil dan obyektif
2. Tidak pilih kasih

Karakter Supervisor

1. Jujur / Honest
2. Wawasan luas / Forward Looking
3. Ahli dalam bidangnya / Competent
4. Memberikan inspirasi / Inspiring
5. Adil dan bijaksana / Fair Minded

Lines of Responsibility

1. Supervisor bertanggung jawab kepada banyak kelompok yang berbeda.
2. Tanggung jawab tersebut sama bervariasinya dengan kelompok-kelompok itu sendiri.

Tanggung Jawab ke Manager

1. Kerjasama dengan atasan
2. Mendukung dalam berbagai hal
3. Memberikan inspirasi dan melakukan dengan semangat dan sungguh-sungguh
4. Memberikan informasi secara penuh
5. Memberikan saran dan perbaikan dari hal-hal yang kecil
6. Melaporkan hasil kerja
7. Membuat action plan
8. Bertanggung jawab secara administrasi
9. Berkoordinasi dengan baik

Tanggung Jawab ke Colleague / Rekan Kerja

1. Saling mendukung / kerjasama 
2. Saling tukar ide / gagasan
3. Saling memahami dan menghargai
4. Tidak mendeskritkan / mengecilkan supervisor lain di depan anak buahnya
5. Saling komunikasi yang akurat 
6. Saling bertanggung jawab

Tanggung Jawab ke Staff

1. Membagi tugas secara adil dan konsisten
2. Menjadi contoh bagi karyawan/staff lainnya
3. Menjadi perwakilan karyawan/staff di depan management yang terpercaya
4. Membantu karyawan/staff mengembangkan potensinya
5. Mengenali karyawan/staff
6. Menilainya secara jujur
7. Memberikan penghargaan secara tulus
8. Mempertimbangkan repriment
9. Jangan lepas tangan
10. Men-support, memotivasi dan memberikan suasana kerja nyaman

Tanggung Jawab ke Customer

1. Bertanggung jawab sepenuhnya atas pelayanan yang diberikan bawahan kepada customer
2. Menyediakan kebutuhan pelanggan
3. Menjamin keamanan dan kenyamanan pelanggan

COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

Prosedur : MEMBERSIHKAN DEBU KAMAR (DUSTING)

 MEMBERSIHKAN  DEBU  KAMAR  (DUSTING)

1.      DATA
Position Title:	Housekeeping	Division:
Reports to:	Supervisor	Department:	Housekeeping
Manages:		Location:

2. Prosedur        : Membersihkan Debu Kamar ( DUSTING )

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA (FLOOR SUPERVISOR)

1.    Lakukan pembersihan debu pada perlengkapan kamar, dimulai dari pintu masuk, berputar ke  satu arah (jarum jam) pembersihan dilakukan secara berurutan sehingga akan berakhir pada titik permulaan. 2.    Bagian-bagian penting yang harus dibersihkan : ·         Daun pintu, Saklar, Pigura. ·         Lemari pakaian ( Closet ) luar dalam dan laci. ·         Meja Rias ( Dressing Table ) atas, kaki,  dan cermin. ·          TV, layar dan body TV. ·         Refrigerator bagian body luar. ·         Telephone, gunakan pewangi jika diperlukan. ·         Bed Head board, jangan ketinggalan bagian belakang bawah tempat tidur. Jendela / kaca bagian dalam 3.    Bila terdapat barang-barang tamu diatas meja pindahkan terlebih dahulu agar pembersihan bebas dan sempurna. Letakkan kembali barang tersebut pada tempat semula. 4.    Periksa kembali bagian yang telah dibersihkan jika kemungkinan ada bekas jari tangan yang nampak.

4.      ALAT BANTU

4.1.            Dust Cloth

 

TandaTanganKaryawan                                                      Tanda Tangan Supervisor

 

 

(……………………………………….)                              (…………………………………)

Date :                                                                                      Date :

 

 

Read More

PENATAAN KAMAR MENJELANG MALAM (TURN DOWN SERVICE)

PENATAAN KAMAR MENJELANG   MALAM (TURN DOWN SERVICE)

 

1.      DATA
Position Title:	Housekeeping	Division:
Reports to:	Supervisor	Department:	Housekeeping
Manages:		Location:

Penataan Kamar Menjelang MALAM (TURN DOWN SERVICE )

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA (FLOOR SUPERVISOR)

1.    Lihat Room Boy Control  Sheet untuk meyakinkan nomor-nomor kamar yang harus dikerjakan. 2.    Periksa kelengkapan  Supplies yang diperlukan. 3.    Berangkat menuju kamar, tempatkan Cleaning in progress di depan pintu kamar, atur penempatannya sehingga tidak mengganggu alur jalan di corridor. 4.    Ketuk pintu 3 x  dengan menyebutkan identitas sebagai Room Boy, dan bila ada tamu di dalam kamar berikan salam ( greetings ) dan sebutkan maksudnya. 5.    Bila tamu berada di dalam kamar, nyalakan Entrance Light dan biarkan pintu terbuka. 6.    Periksa kamar dengan teliti, catat kerusakan / kekurangan fasilitas kamar yang ditemukan dan laporkan kepada Floor Supervisor. Apabila terdapat peralatan Room Service yang sudah tidak digunakan, segera di keluarkan (Clear Up). 7.    Bersihkan asbak, tempat sampah, buang abu dan sampahnya pada tempat / kantong sampah yang tersedia di masing masing section. 8.    Letakkan asbak dan tempat sampah pada tempat semula. 9.    Bersihkan bagian-bagian kamar mandi yang perlu saja, dan rapikan serta lengkapi dengan supplies yang diperlukan termasuk penggantian handuk kotor dengan yang bersih. 10. Untuk ruang tidur, angkat dan lipatlah dengan rapi Bed Runner  kemudian simpanlah di dalam almari. 11. Rapikan tempat tidur. 12. Rapikan pakaian dan barang milik tamu yang berserakan pada tempatnya. 13. Atur pakaian tidur tamu (apabila ada) di atas tempat tidur. 14. Lakukan Dusting. 15. Tutup  jendela dengan rapi, periksa kerapihan seluruh bagian kamar dan pastikan jangan sampai ada peralatan pembersih yang tertinggal di dalam kamar. 16. Tutup pintu dan pastikan terkunci kemudian catat nomor kamar serta jumlah tamu yang mengisi kamar tersebut pada Room Boy Control Report.

4.      ALAT BANTU

-          Form Room Boy Control Sheet -          Press mop -          Guest Supplies

 TandaTanganKaryawan                                                      TandaTangan Superior

 

(……………………………………….)                                            (…………………………………)

Date :                                                                                                   Date :

 

 

Read More