BASIC SUPERVISORY SKILLS

 BASIC SUPERVISORY SKILLS

PENGERTIAN ORGANISASI

Asal kata : bhs Yunani Organum atau

                 Organon

                 Artinya : alat. Bagian, anggota

                 atau badan

James D. Mooney : perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang dilakukan 2 orang atau lebih.

TEORY KEPEMIMPINAN

DEFINISI KEPEMIMPINAN

Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon)

Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan (Stephen P. Robin)

Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M Stogdill)

Perkembangan study kepemimpinan

The great man Theory

Trait Theory

Group & Exchange Theory

Path-Goal Theory

TRAIT THEORY

4 Ciri pemimpin yang berhasil

Intelegensia

Kematangan sosial

Inner motivation

Human relation attitude

SITUATIONAL THEORY (FIELDER)

Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi

Situsi kepempipinan :

Favorable

Unfavorable

Dalam situasi favorable dan sangat unfavorable yang efektif gaya”task directed”

Dalam situasimoderate favorable dan moderate unfavorable yang efektif gaya “human relationship”

PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY (RUBERT HOUSE)

Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan.

Gaya kepempinan : Directive, supportive, participative, achievment orriented.

Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda dalam situasi yang berbeda.

POWER & INFLUENCE DLM KEPEMIMPINAN

“Pengaruh” adalah efek dari satu pihak (the “agent”) terhadap pihak lainnya (the “target”)

Power refers to an agent’s capacity to influence target person

1. Pengaruh muncul karena ada power

2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya power/kekuasaan yang dimiliki.

KETERLIBATAN POWER DALAM ORGANISASI

Reorganization

Personal Change

Budget alocation

Purchase of major item

Establishing performance standard

Rule & Procedure

SUMBER POWER

Position power

Personal power

Political power

POSITION POWER

Formal authority : legitimate power

Control over resource & reward : reward power

Control over punishment : Coercive Power

Control Over information

Control Over The Physycal Work Enviroment

PERSONAL POWER

Expertise : Expert Power

Frienship/loyality : referent Power

Charisma

Reputation

Performance

OUTCOME PENGGUNAAN POWER

COMITMENT : setuju, antusias

COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak peduli, usaha minimal

RESISTANCE

BENTUK RESISTANCE

Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai

Mempengaruhi agent membatalkan tugas

Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk membatalkan tugas

Menunda pekerjaan, supaya agent lupa

Pura-pura patuh padahal sabotase

Menolak melaksanakan

Fungsi 2 Management menurut 

(George R Terry)

Planing

Organizing

Actuiting

Controlling

PEMIMPIN

Penyusunan Rencana :

Penentuan arah kegiatan, menyusun visi atau tujuan jangka panjang yang akan diraih oleh organisasi serta strategi perubahan yang harus dilakukan

Implementasi Rencana :

memotivasi dan memberikan inspirasi. Peran yang dilakukan pada saat implementasi adalah memotivasi orang-orang yg telah sepakat bekerjasama untuk melakukan implementasi dari apa yg telah dibangun sebagai upaya pencapaian visi

PEMIMPIN

Membangun Relasi Antar Manusia atau Kelompok Kerja untuk Merealisasikan Rencana :

Mengokomunikasikan visi kepada orang-orang serta membangun kerjasama dengan orang-orang yang siap untuk mewujudkan visi secara bersama

Hasil yang diperoleh.Suatu perubahan yang akan mendukung pencapaian visi

KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN

Pengikut (followers)

Perbedaan kekuasaan (distribution of power) antara pemimpin dan pengikut

Penggunaan power untuk mempengaruhi (power to influence)

Nilai yang dibangun (leadership value)

PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER

Control over decision process

Coalition

Co-optation

STRATEGI MEMBANGUN POWER

Being in the right unit

Stamina fisik dan energi yang besar

Fokus

Sensitivitas thdp orang lain

Menjadi yang pertama dan bergerak didepan orang lain

Merubah struktur

STRATEGI MEMBANGUN PENGARUH

Pengaruh rasional

Pertukaran taktikal

Permintaan resmi

Taktik penekanan

Pengaruh personal/individu

JIKA KEHILANGAN PENGARUH :

Time Change – people don’t

Easy come, easy go

Bad reputation and performance

PERILAKU SUPERVISOR

Memberi tugas

Memberi petunjuk yang jelas

Menindak lanjuti pekerjaan

Memberi umpan balik yang positif

Memberi bantuan

Pemecahan masalah

Memberi umpan balik yang negatif

Pelaporan yang baik

SUPERVISOR YANG BAIK

Berkomunikasi yang efektif

Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi realistik (Best Demonstrative Performance)

Menindak lanjuti penugasan pekerjaan

Berhadapan langsung dengan bawahannya

Melihat secara keseluruhan

Secara teknis cakap

Memotivasi secara efektif

Memberikan pelatihan

Adil

Menuntut hasil yang terbaik

Memecahkan masalah dengan baik

Berinteraksi dengan baik kpd orang lain

GAYA  KEPEMIMPINAN

Penghindaran (avoidance)

Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul

Memaksa (beat him up)

Just do it !      Gaya seperti ini tidak memberikan umpan balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja.

Pemaaf (appologetic)

Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk tidak melaksanakan tugasnya. “mereka mau saya mengerjakan pekerjaan spt ini”

Mari bekerja sama Let Us Reason Together

Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan jika harus menghadapi kelompok dan para supervisor yang dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang terlibat dapat belajar satu dg yang lain

Pengawasan dan fokus (control and focus)

Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari supervisornya.

Memaksa dengan halus (butter him up)

Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara halus “kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

Jangan menegur didepan umum karena akan memepermalukan

Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya “Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa membantu saya memberi teladan kepada karyawan yang lain”

Tanyakan kenapa “kenapa kok bisa nggak selesai hari ini, padahal semua mesin OK?”

Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuat-buat “Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak minta yang berlebihan kan?

 Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. “Bapak kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP”

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN

Jangan menyinggung soal SARA

Jangan menjatuhkan harga diri orang yang ditegur

Jangan melukai, kata2 kotor dll

Jangan membingungkan

Jangan melibatkan emosi pribadi

Marah yang tidak mendidik

“Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang benar, kepada orang yang benar dengan cara yang tepat, pada saat dan situasi  yang tepat, dengan kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal yang mudah”

CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG PERLU DIPERBAIKI

>   Kehadiran

- tidak hadir

- terlambat

- pulang sebelum waktunya

- alasan sakit, anak sakit dll bila perlu dikonfirmasi

Menunda pekerjaan

Memperlambat pekerjaan biar lembur

Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll

Tidak mentaati protap

Ijin sholat langsung menghilang

Membantah tugas

Merasa paling dibutuhkan

Merasa paling pintar sendiri

Tidak mau bekerja sama dengan orang lain

Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan

Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll

Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat, mengobrol atau tiduran selesai sholat

Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat KA, kecapaian dll.

Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru dll)

Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai imbal balik supvisor harus memastikan bahwa segala hak karyawan sudah diterima dg baik (Gaji, uang makan, uang lembur, transport, keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)

MEMBERIKAN REWARD

Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi

Memacu karyawan lainnya utk berprestasi

Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan

Karyawan merasa ada perhatian

Bentuknya bermacam-macam :

     - Bonus, insentif dll

- Piagam penghargaan

- kata-kata pujian

- ucapan terima kasih

    - traveling, seminar ke LN dll

PUNISHMENT

Harus adil

Tegas

Mendidik

Mengacu peraturan berlaku 

Didahului dengan teguran/peringatan

Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan, sabotase perkelahian dll) boleh langsung punishment tanpa peringatan

Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong insentif, SP

                   dll)

              Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll)  

                   Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib dll)

COME AND JOIN WITH MY BLOG#MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

LEADERSHIP SUPERVISOR

 KEPEMIMPINAN/LEADERSHIP ( HOUSEKEEPING SUPERVISOR )

PEMIMPIN

LEADER

CHIEF HEAD

SOUL

CHARACTER

MENTHALITY

MOTIVATION

STYLE

KEPEMIMPINAN

Proses Mempengaruhi & MengarahkanOrgan Dibawahnya Untuk Laksanakan Pekerjaan Yang Telah Ditugaskan Sesuai Sasaran Yang Diinginkan(Stoner Freeman & Gilbert)The process of directing &influencing  the task-related activities

KONSEP KEPEMIMPINAN(Griffin)

PROSES Apa yang dilakukan dengan gunakan pengaruhnya untuk memperjelas tujuan    dan pencapaian sasaran  Ethos Kerja, Produktifitas Kerja, Spirit Kerja.

ABSTRAKSI PEMIMPIN

Seseorang yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi dan mengarahkan perilaku orang lain tanpa menggunakan kekuatan , paksaan atau ancaman Sehingga yang dipimpin bisa menerima dirinya sebagai sosok yang layak menjadi pemimpin mereka.

KEPEMIMPINAN vs MANAJEMEN

AKTIFITAS

PLANNING Penyusunan Rencana Aksi Action Plan

ORGANIZING Membangun  hubungan kerja antar anggota

ACTUATING - CONTROLING Implementasi  Rencana Pengendalian

GOALS Hasil  akhir yg diperoleh Sesuai Rencana

MANAJEMEN

Penentuan rencana detail Pengalokasian sumber daya

Susun struktur hubungan kerja  dan tanggung jawab antar organ

Realisasikan action plan yg diimbangi  pengawasan dan pengendalian

Pengukuran target capaian

KEPEMIMPINAN

Penjaman visi dan misi Strategi pencapaian

Membangun keterpaduan hubungan kerjasama antar  organ

Berikan arah, memacu motivasi, ethos dan spirit kerja (insentif)

Evaluasi ekspektasi dan kinerja organ Reward & Punishment

TEORI TIMBULNYA KEPEMIMPINAN

• Teori GenetisTeori ini menyatakan bahwa pemimpin itu sudah ada bakat sejak lahir dan tidak dapat dibuat. Dia memang sudah ditakdirkan untuk menjadi pemimpin. Teori ini menganut pandangan deterministis artinya pandangan yang sudah ditentukan sejak dulu.
• Teori SosialTeori ini menyatakan bahwa seorang pemimpin tidak dilahirkan akan tetapi seorang calon pemimpin dapat disiapkan, dididik dan dibentuk agar dia menjadi pemimpin yang hebat di kemudian hari. Setiap orang bisa menjadi pemimpin melalui pendidikan dan dorongan berbagai pihak.
• Teori Ekologis atau SintetisTeori ini menyatakan bahwa seseorang akan sukses menjadi pemimpin apabila dia memang memiliki bakat-bakat pemimpin. Kemudian bakat ini dikembangkan melalui pendidikan dorongan dan pengalaman yang akan membentuk pribadi sebagai seorang pemimpin.

  ORGAN KEPEMIMPINAN

1. FOLLOWERSBawahan / sub ordinate yang wajib mengikuti perintah/ arahan pemimpin / atasan langsung
2. DISTRIBUTION OF POWER Perbedaan kekuasaan antara pemimpin dan bawahan,Pembagian wewenang / sub leading function 
3. POWER OF INFLUENCE Kekuatan pemimpin untuk pengaruhi motivasi, spirit dan kinerja
4.  LEADER VALUE Etika, moral, keteladanan pemimpin sebagai modal membangun nilai-nilai budaya dan spirit kerja

10 KARAKTER KEPEMIMPINAN

• Energi Jasmaniah dan Mental
• Kesadaran akan tujuan dan arah
• Antusiasme
• Keramahan & Kecintaan
• Integritas
• Penguasaan Teknis
• Ketegasan Mengambil Keputusan (Decisiveness)
• Kecerdasan (Smart)
• Keterampilan Mengajar (Teaching Skill)
• Kepercayaan (Faith)

TECHNICAL SKILLS

• Menulis
• Komunikasi lisan
• Menguasai lingkungan
• Business Management
• Teknologi
• Hubungan antar manusia
• Listenin
•  Mampu menyusun organisasi
• Membangun jaringan kerja (networking)
• Membimbing
• Membangun tim

BUSINESS MANAGEMENT  SKILL

• Merencanakan
• Mengorganisasikan
• Membuat keputusan
• Human relations
• Marketing
• Finance 
• Accounting
• Control
• Negotiation
• Incremental

PERSONAL ENTREPRENEURSHIP

1. Disiplin, tetap berpijak pada landasan disiplin, tidak lupa daratan, tidak lengah.
2. Mengambil resiko, terampil meramal resiko dan antisipasi resiko. 
3. Inovasi, memiliki keterampilan menggunakan hasil-hasil penelitian, hasil penemuan baru dalam berbagai bidang bisnis, organisasi, financial, operasional dan sebagainya.
4. Tepat dalam pekerjaan, mampu memberi contoh bagaimana bekerja yang baik, bagaimana cara melakukan pekerjaan, dsb.
5. Visionary leader memiliki pandangan jauh ke depan tentang bisnisnya, tidak terpukau dengan keuntungan sekarang ini, tidak mampu menjangkau masa depan.

LEADERSHIP POWER

1. Personal Power juga disebut referent power atau charismatic power yaitu power yang melekat pada pribadi pemimpin. Pemimpin ini seperti mempunyai daya tarik atau magnit untuk menarik pengikutnya secara emosional
2. Legitimate Power adalah kekuasaan yang datang karena pengangkatan dari institusi yang lebih tinggi secara sah diangkat oleh surat keputusan pimpinan perusahaan.
3. Expert Power adalah kekuasaan yang diperoleh oleh pemimpin karena dia mempunyai pengetahuan dan keistimewaan tertentu. 
4. Political Power berasal dari penunjukkan kelompok dan mampu bekerja sama dengan kelompok-kelompok yang mengangkat dia menjadi pemimpin.
5. Coercive Power (Kekuasaan Memaksa)Kekuasaan ini digunakan oleh produsen untuk memaksa distributor atau perantara agar dapat bekerja sama dengan baik. 
6. Reward & Punighment Power (Kekuasaan Penghargaan & Pinalti)Dalam hubungan, ini ada penghargaan dan hukuman yang diberikan kepada karyawan oleh pihak pimpinan 

TIPE KEPEMIMPINAN

1. Kharismatik merupakan kekuatan energi, daya tarik yang luar biasa yang akan diikuti oleh para pengikutnya. Pemimpin ini mempunyai keistimewaan tertentu misalnya mempunyai kekuatan gaib, manusia super, berani dan sebagainya.
2. Paternalistis bersikap melindungi bawahan sebagai seorang bapak atau sebagai seorang ibu yang penuh kasih sayang. Pemimpin tipe ini kurang memberikan kesempatan karyawan berinisiatif dan mengambil keputusan.
3. Militeristis banyak menggunakan sistem perintah, sistem komando dari atasan ke bawahan sifatnya keras sangat otoriter, menghendaki bawahan agar selalu patuh, penuh acara formalitas.
4. Otokratis berdasarkan kepada kekuasaan dan paksaan yang mutlak harus dipatuhi. Pemimpinnya selalu berperan sebagai pemain tunggal, dia menjadi raja. Setiap perintah ditetapkan tanpa konsultasi, kekuasaan sangat absolut.
5. Laissez Faire ini membiarkan bawahan berbuat semaunya sendiri semua pekerjaan dan tanggung jawab dilakukan oleh bawahan. Pemimpinnya hanya symbol  tidak memiliki keterampilan. Jabatan pemimpin diperoleh dengan jalan nepotisme. tidak berwibawa, tidak mampu mengawasi  & mengkoordinasi, suasana kerja tidak kooperatif.
6. Populistis ini menjadi pemimpin rakyat berpegang kepada nilai masyarakat tradisional.Administratif ialah pemimpin yang mampu tugas administrasi secara efektif diharapkan muncul manajemen modern Demokratis berorientasi pada manusia dan memberikan bimbingan menekankan pada rasa tanggung jawab dan kerjasama partisipasi aktif.

TIPE KEPEMIMPINAN MENURUT  TUJUAN (PATH & GOAL)

1. DIREKTIF
2. cenderung menentukan langsung apa yg harus dilakukan bawahan dan apa yg diharapkan pimpinan, arah, panduan, jadual kerja lebih spesifik
3. SUPORTIF cenderung bersahabat, mudah dialog, perhatian penuh kesejahteraan, setara perlakukan bawahan dg baik.
4. PARTISIPATIF cenderung beri konsultasi, terima masukan dan libatkan dalam pengambilan keputusan
5. PRESTATIF cenderung berorientasi pada visi perkembangan, produk standar tinggi, support , motivasi, inovasi bawahan agar dapat meningkatkan prestasi kerja.

SIFAT KEPRIBADIAN  PEMIMPIN (Traits Approach)

1. Pendidikan umum yang luas
2. Kematangan mental
3. Sifat ingin tahu, inovatif dan kreatif.
4. Kemampuan analitis.
5.  Memiliki daya ingat yang kuat.
6.  Integratif. 
7. Keterampilan berkomunikasi.
8.  Keterampilan mendidik. 
9. Rasional dan objektif. 
10. Pragmatisme. 
11. Prioritas.
12.  Pandai mengatur waktu.
13. Kesederhanaan.
14.  Keberanian. 
15. Kemauan mendengar. 

SIFAT  PERILAKU PEMIMPIN (Behavior Approach)

1. Exploitative authoritative Bercirikan tidak ada kepercayaan kepada bawahan selalu menggunakan ancaman dan hukuman kepada karyawan.
2. Benevolent authoritative Ada sedikit kepercayaan pada bawahan tetapi hubungan seperti seorang tuan dengan budaknya hanya juga masih menggunakan ancaman dan hukuman, komunikasi sedikit terbuka dan terbatas
3. Consultative Berikan kepercayaan kepada bawahan tetapi tidak penuh. pengambilan keputusan untuk hal yang penting tetap berada di tangan pimpinan
4. Partisipative Ada kepercayaan penuh dari atasan, rasa percaya diri dan kreativitas karyawan merupakan unsur penting, Komunikasi sangat terbuka hubungan erat antar karyawan lancar dan suasana perusahaan segar dan sehat.

BUILDING A TOP MANAGEMENT TEAMNOTONE MAN SHOWZimmerer

Teori X

Rata-rata pembawaan manusia malas atau setidaknya tidak menyukai pekerjaan atau akan menghindarinya bila mungkin.Karena karakteristik manusia tersebut, orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan, atau diancam dengan hukuman agar mereka menjalankan tugas untuk mecapai tujuan-tujuan organisasi.Rata-rata manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi relative kecil, dan menginginkan keamanan / jaminan hidup di atas segalanya.GAYA OTORATIK

  

Teori Y

Penggunaan usaha phisik dan mental dalam bekerja adalah kodrat manusia atau istirahat.Pengawasan, ancaman hukuman bukan cara untuk pencapaian tujuan organisasi. Cenderung untuk pengendalian diri.Keterikatan antara tercapainya tujuan dg penghargaan sehubungan dengan prestasi kerja. Manusia, dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk menerima tetapi mencari tanggung jawab.Potensi besar untuk melakukan imajinasi, kecerdikan, dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah kerja.Energi intelektual manusia dalam bekerja hanya digunakan sebagian kecil saja GAYA PARTISIPATIF  - DEMOKRATIF

System 1, manajer membuat semua keputusan standar dan metoda pelaksanaan  kerja secara kaku dan memerintah para bawahan untuk melaksanakan

System 2, manajer tetap menentukan perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar serta diberi fleksibilitas untuk melaksanakan tugas dalam batas dan prosedur yang telah ditetapkan.

System 3,manajer menetapkan tujuan dan memberikan perintah-setelah didiskusikan dahulu dengan bawahan. Bawahan dapat membuat keputusan sendiri cara pelaksanaannya dan penghargaan lebih digunakan untuk memotivasi bawahan dari pada sebagai ancaman hukuman.

System 4, Tujuan ditetapkan manajer dan keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Secara formal memberi arahan untuk melakukan setelah mempertimbangkan saran dan pendapat  bawahan. Untuk memotivasi bawahan, manajer tidak hanya mempergunakan penghargaan ekonomis dan jabatan tetapi juga perasaan empatism yg juga dibutuhkan bawahan.

COME AND JOIN WITH MY BLOG#MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

MANAGING EMPLOYEE PERFORMANCE

Coaching vs Counselling

COACHING

BEBERAPA STATMENT YANG MEMERLUKAN PELATIHAN (COACHING)

1. Koreksi sederhana terhadap kinerja
2. Tindak lanjut terhadap suatu pelatihan
3. Menetapkan standar pelayanan yang konsisten dan tingkat produktifitas dalam operasional
4. Beberapa statement yang memerlukan pelatihan (Coaching)

COUNSELLING

BEBERAPA STATMENT YANG MEMERLUKAN PELATIHAN (COUNSELLING)

1. Masalah kerja yang membandel
2. Staff yang dipromosikan tetapi tidak yakin tentang peranannya yang baru
3. Staff yang membutuhkan dorongan atas keinerja yang baik
4. Staff yang mempunyai masalah pribadi
5. Staff yang memerlukan bantuan untuk menetapkan prioritas
6. Staff yang memerlukan persiapan untuk memenuhi tujuan karir mereka di masa depan
7. Pekerja yang mempunyai konflik dengan rekan sekerja
8. Pekerja yang kecewa dengan pekerjaannya yang baru
9. Pekerja yang merasa tidak yakin tentang ketrampilannya atau kemampuannya untuk melakukan pekerjaan

COACHING vs COUNSELLING

Coaching ---- Setiap kali kita mengajarkan ketrampilan baru kepada seseorang

Counselling ---- Setiap kali seorang rekan sekerja mencari kita untuk meminta bantuan atau saran

Coaching vs Counselling

Reward yang di dapatkan  dari peningkatan pelatihan dan konseling

1. Dunia Kerja---- Ketrampilan yang diperoleh menciptakan kondisi kerja yang optimal termasuk orientasi dan pelatihan yang tepat bagi pekerja, penetapan tanggung jawab dan standar yang jelas, pemberian bimbingan dan dukungan yang memadai selama masa transisi dan memastikan motivasi dan produktivitas meningkat melalui feedback yang efektif
2. Kehidupan pribadi --- Ketrampilan yang diperoleh membantu dalam memahami rekan dan anggota keluarga secara mendalam. Anda dapat menggunakan ketrampilan untuk menyelesaikan masalah / konflik pribadi sehingga kehidupan anda menjadi lebih bermakna dan bermanfaat.

COACHING vs COUNSELLING

3 (Tiga) Alasan mengapa setelah mengikuti pelatihan dan menunjukkan kompetensi/ kemampuannya, seorang pekerja masih melakukan kesalahan :

1. Attitude
2. Environment
3. Procedures

COACHING vs COUNSELLING

Keuntungan /manfaat dari Konseling:

1. Solusi terpecahkan
2. Produktivitas staff meningkat
3. Komunikasi terbentuk dengan baik
4. Kerjasama team
5. Lingkungan kerja yang lebih baik
6. Lebih mengenal satu sama lain

COMBINING COACHING and COUNSELLING

Menggabungkan bimbingan dengan pelatihan yang lengkap hanya memberi tingkat keberhasilan rata-rata sebesar 80 %

Jika kesalahan masih dilakukan, dan masih ada yang kurang percaya dan membutuhkan bantuan… saat inilah konseling diperlukan

Pelatihan dan konseling akan terus berlangsung jika para penyelia dan Kepala Departemen memenuhi peran sebagai “Pengembangan Sumber Daya Manusia”

DISCIPLINARY COUNSELLING

Konseling kedisiplinan diperlukan bila kinerja seseorang ditemukan berada dibawah standar. Jika demikian maka perlu diberikan konseling yang obyektif untuk mengkomunikasikan konsekuensi yang harus dihadapi.

Konseling ini berupa pertemuan non formal selama tugas kepemimpinan sehari-hari atau seatu pertemuan yang diatur lebih formal dimana situasinya sudah mencapai titik dimana konsekuensi yang serius akan timbul dari kurangnya kinerja yang berkelanjutan

Mendisiplinkan pekerja harus merupakan suatu proses yang positif untuk menangani perilaku di bawah standar dan mengkoreksi, memperkuat, dan meningkatkan kinerja pekerja. Akan tetapi, bagi banyak orang tidak seperti ini masalahnya. Beberapa manajer atau penyelia menggunakan hukuman untuk membuat para pekerja mau “bekerjasama” dengan mereka sementara yang lainnya memilih untuk mengabaikan perilaku yang tidak benar.

FORMAL DISCIPLINARY COUNSELLING

1. Kinerja Bermasalah yang Tercatat
2. Mengumpulkan Fakta-Fakta
3. Pelaksanaan Konseling
4. Mendokumentasikan Hasil Konseling
5. Peninjauan (Ulang) Kinerja

THE DISCIPLINARY INTERVIEW

1. Preparation (langkah-langkah apa yang perlu anda ambil untuk mempersiapkan konselling disipliner)
2. Identify the Situation (awali konseling dengan pembukaan yang efektif dan jelas dan mengidentifikasi apa yang anda bicarakan.Sebutkan tujuan dan pentingnya diskusi untuk mengkomunikasikan tujuan anda.)
3. Clarify Details, Collect Facts, Analyse Causes ( pencarian fakta yang baik menimbulkan solusi yang baik,siapa,apa,bagaimana,dimana dan mengapa )dan Periksalah pemahaman anda dan tanggapi dengan empati untuk merangsang motivasi.
4. Generate Solutions, Alternatives, Ideas (doronglah para pekerja yang terlebih dahulu memunculkan solusi.Semakin banyak gagasan yang di munculkan,semakin baik mutu solusi.)
5. Action Plan (pastikan para pekerja berkomitmen terhadap solusi dan menyetujui action plan)
6. Agree on Follow Up (1.klarifikasikan tanggung jawab dengan merangkum dan menyetujui rencana tindak lanjut. 2.Ungkapkan keyakinan anda bahwa pekerja mampu untuk menjalankan fungsi dan tugasnya.3.Perhatikan bahwa langkah ini sama dengan diskusi langsung yang efektif.

EVALUASI KINERJA

1. Persiapkan diri anda dan pekerja yang akan dievaluasi
2. Pertimbangkan waktu evaluasi
3. Ciptakan suasana yang menyenangkan
4. Pastikan partisipasi yang sama

TIPS UNTUK MELAKUKAN PENILAIAN YANG SUKSES

1. Berikan informasi yang memadai kepada staff
2. Rencanakan wawancara penilaian
3. Pastikan tidak ada gangguan
4. Lakukan pendekatan
5. Capailah persetujuan tentang kinerja masa lalu
6. Bersiaplah menghadapi kritikan
7. Tetap bersikap tenang
8. Menggunakan hal positif dari staff sebagai dasar untuk kemajuan selanjutnya
9. Menetapkan jangka waktu untuk pencapaian tujuan
10. Selesaikan evaluasi dengan catatan yang positif

TEGURAN SATU MENIT

1. Batasi waktu teguran anda
2. Sebutkan secara spesifik apa kesalahan mereka
3. Uraikan bagaimana perilaku yang mempengaruhi (Team, Guest, Hotel)
4. Uraikan bagaimana perasaan anda tentang perilaku itu (Marah, Kecewa)
5. Berhenti bicara. Biarkan teguran anda diserapnya
6. Biarkan staff melanjutkan pekerjaannya

COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

 Important Components of Department Induction

1. Welcome
2. Paperwork
3. Information about the Property
4. Policies and Procedures
5. Staff Amenities and Benefits
6. Explaination of the Management Structure
7. On The Job Orientation
8. Answer Questions from the Employee

Important Components of Department Induction

1. Welcome ---- Seorang Staff layaknya harus disambut dengan baik oleh perusahaan yang baru dimasukinya. ‘Penyambutan’ ini harus harus dinyatakan tidak hanya secara verbal tetapi juga melalui sikap dan perilaku Pemimpin Perusahaan 
2. Paperwork ---- Staff baru harus melengkapi seluruh pernyataan tertulis dan administrasi lainnya yang diperlukan di hari pertama ia bekerja. Selesaikan seluruh persyaratan sesegera mungkin sehingga anda dan staff baru dapat segera berkonsentrasi pada hal lain
3. Information about the Property ---- Berikan kepada staff baru informasi menyeluruh yang mencakup seluruh seluk beluk perusahaan dan tidak hanya pada departemen dimana dia akan bekerja
4. Policies and Procedures ---- Staff baru biasanya berkeinginan untuk melakukan hal yang benar. Berikan kepada mereka seluruh kebijakan, peraturan, dan prosedur yang menyangkut pekerjaan mereka yang diuraikan dalam buku pegangan karyawan
5. Staff Amenities and Benefits ---- sampaikan kepada staff baru tunjangan-tunjangan yang akan mereka terima, berikut informasi tentang berbagai fasilitas termasuk kesempatan promosi dan mengikuti pelatihan
6. Explaination of the Management Structure ---- Beritahukan kepada staff kepada siapa ia harus melapor dan jelaskan struktur organisasi perusahaan. Berikan kesempatan untuk mengenal nama-nama di jajaran management
7. On The Job Orientation ---- Berikan uraian pekerjaannya, rincian tugas, penjelasan mengenai standar yang diharapkan, tindakan pencegahan yang dilakukan dan penjelasan siapa yang bertanggung jawab atas program/pekerjaan di perusahaan
8. Answer Questions from the Employee ---- Beri kesempatan dan dorong staff baru untuk mengajukan pertanyaan. Hal ini akan membantunya untuk memahami tugas di lingkungan barunya. Sehingga staff baru merasa nyaman dan meyakinkan diri anda bahwa staff baru sudah memahami semua informasi yang sudah anda sampaikan

Key Points to Effective Coaching

1. What is COACHING?
2. Why is coaching necessary?
3. What things may need to be coached to a new employee?
4. What things may need to be coached to a new employee?

WHEN COACHING A SKILL ….

1. Peragakan tahap-tahap dalam kecepatan normal
2. Peragakan secara perlahan,
3. Uraikan istilah-istilah umum tentang tugas yang anda jelaskan setiap tahap
4. Amati pemahaman setiap peserta atas setiap informasi baru yang diberikan
5. Kemukakan berbagai hal untuk mengamatinya
6. Rangsang mereka untuk mengajukan pertanyaan
7. Berikan petunjuk saat staff anda mungkin masih mengalami kebingungan
8. Amati staff anda ketika menunjukkan keahliannya
9. Periksalah apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar
10. Berikan umpan balik dan tindak lanjuti

WHEN COACHING FOR IMPROVED PERFORMANCE….

1. Tentukan alasan diadakannya diskusi, utarakan keseriusan anda
2. Mintalah dan dengarkan gagasan-gagasan pekerja
3. Berikan tanggapan yang positif dan umpan balik konstruktif ketika diperlukan
4. Perjelas isi dan perasaan dari pesan yang disampaikan oleh staff
5. Berikan dukungan dan berbagai masukan
6. Rangkum kesimpulan-kesimpulan kunci untuk didefinisikan ulang
7. Jadwalkan sebuah pertemuan tindak lanjut untuk membahas kemajuan yang dicapai

Benefit of Coaching.......

1. Karyawan mengerti tentang SOP
2. Terbentuk kerjasama team
3. Mengerti product Knowledge
4. Improve employee staff
5. Lebih konfiden antara staff dan manager
6. Mendapatkan good image
7. Mendapatkan respek dari staff
8. mendapatkan sebuah “Good Full Occupancy”

Alasan yang biasa diajukan untuk menghindari Pelatihan (Coaching).......

1. Tidak ada waktu
2. Saya sudah terbenam dalam persoalan rutin tapi saya baik-baik saja
3. Team saya sudah cukup termotivasi dan kinerja sudah memadai
4. Saya tidak mau membebani staff-staff saya
5. Saya terlalu banyak staff
6. Staff tidak mendapatkan apa-apa dari pelatihan
7. Staff cenderung pasif jika diajarkan sesuatu
8. Staff tidak pernah minta bantuan

Melatih Staff............

Penting untuk mengajukan pertanyaan untuk menguji pengetahuan peserta pelatihan. Mereka harus mengetahui tidak hanya bagaimana menjalankan tugas, tetapi juga mengapa tugas tersebut dilakukan menurut cara tertentu, serta apa yang harus dilakukan jika terjadi hal-hal di luar rencana

Questioning to test understanding-----Open-----Closed-----Overhead-----Direct

COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

EFFECTIVE COMMUNICATION 

• Communication for the Effective Leader

Pemimpin bukan saja harus dimengerti akan tetapi juga harus dapat mengerti tentang komunikasi dari karyawannya.Pada suatu saat komunikasi dipandang hanya sebagai transmisi dari fakta-fakta, ide-ide dan pendapat dari satu orang kepada orang lain. Pandangan ini menganggap komunikasi sebagai proses satu arah (ONE WAY COMMUNICATION).

SENDER------------------MASSAGE-------------------RECEIVER

Pada beberapa tahun terakhir, komunikasi telah dipandang sebagai BERBAGI pesan tentang konsep, pendapat, ide dan informasi baik secara lisan maupun tertulis (TWO WAY COMMUNICATION)

                                   Message / Feedback

Sender/Receiver --------------------------------> Sender/Receiver                                                             

                            <-------------------------------

Model komunikasi dua arah, pesan dan cara penyampaiannya  masih dilihat sebagai bagian penting dari proses komunikasi

1. Konsep Two Way Communication

• Komunikasi mencakup aspek-aspek verbal dan non verbal
• Penekanan yang sama diberikan pada penerimaan maupun pengiriman pesan
• Kedua belah pihak secara simultan menjadi pengirim dan penerima
• Terdapat umpan balik diantara para peserta
• Komunikasi dilihat sebagai proses berbagi dua arah

1. Communicator Blockers

• The Receiver’s Perceptions (Persepsi penerima pesan)
• Your Tone of Voice (nada suara anda)
• Your Body Languange or Non Verbal Messages (Bahasa tubuh atau pesan non verbal anda)
• Personal Factor (Faktor pribadi)
• Inattention (Tidak ada perhatian)
• Wishful Hearing (Hanya mendengarkan yang ingin didengar)
• Pride (Sombong)
• Abstract Thinker (Pemikir Abstrak)
• Physical Surroundings (Lingkungan Fisik)
• Projection (Proyeksi/kemauan yang beda)
• Closed Mind(Pikiran yang Tertutup)
• Fear (Takut Berlebihan)
• Concrete Thinker (Pemikir Konkrit)
• Cultural Difference (Perbedaan Budaya)

1. Principles of Emphatic Communication

Berusahalah untuk mengerti, kemudian untuk dimengerti.Dengan kata lain, langsung mendiagnosa kondisi, situasi atau masalah orang lain dan cepat memberi saran. Jadi proses mendengar dengan tujuan cepat memberikan respon ketimbang mendengarkan dengan tujuan untuk memahami terlebih dahulu.

Apabila pertama-tama mendengar untuk memahami, kita mempunyai waktu untuk membuat diagnose yang tepat.

1. Autobiographical Responses

• Advising (Memberi Saran):memberi konseling,saran dan solusi terhadap masalah.
• Probing (Menyelidiki):bertanya sesuai dengan kerangka pemikiran kita sendiri.
• Interpreting (Menginterpretasi):menjelaskan motif dan perilaku orang lain berdasarkan pengalaman kita sendiri,mencoba untuk mencari tahu tentang orang
• Evaluating (Mengevaluasi):menilai dan menyetujui atau tidak menyetujui.

Saya bisa mengerti mengapa anda mempercayai hal itu, tetapi anda mengabaikan sebagian fakta yang penting dalam situasi tersebut================> EVALUATING.

Apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan menggunakan pendekatan itu?=====>PROBING

Nampaknya strategi anda didasarkan lebih pada kekhawatiran daripada kepercayaan diri.

=============================>INTERPRETING

Seandainya saya adalah anda, saya akan berusaha lebih untuk lebih adil.===========>ADVISING

1. How We Communicate

Diluar kata-kata, orang berkomunikasi dengan mengungkapkan perasaan. Orang sering mengungkapkan kata dan Bahasa tubuh walaupun mereka mungkin mengkomunikasikan ide-ide yang saling bertentangan secara verbal.

1. Diversity in the workplace

Salah satu tantangan bekerja di dunia perhotelan adalah berhadapan dengan keragaman di tempat kerja. Keragaman tidak hanya dengan staff tetapi juga dengan pelanggan.

1. Cultural Differences

Orang dari Timur Tengah berbicara dengan jarak agak jauh kelihatan malu

Budaya Asia menghindari basa-basi. Orang yang suka bicara bisa dianggap tidak tulus atau pamer.

Orang Amerika cenderung untuk tidak menatap kepada orang pada saat mendengarkan mereka berbicara.Wanita Hindu India diharapkan berjalan di belakang suaminya bahkan membawakan tas nya.Pria Eropa Selatan sangat nyaman untuk berpelukan atau berciuman saat bersalaman dengan cara saling meletakkan di bahu dan sebagainya.Orang Arab kadang memperlihatkan ekspresi keras di muka umum dengan menangis atau berteriak.Orang Jepang umumnya tidak memperlihatkan emosinya di depan public seperti marah atau sedih.Orang Jepang menganggap membuang ingus di depan public sebagai tingkah laku yang buruk.

1. Key Principles Of Communication

• Ketika berkomunikasi berusaha agar orang itu merasa dihargai
• Ketika berkomunikasi dengan bawahannya, jangan terjebak dengan pribadinya tetapi focus pada behavior nya
• Menggunakan teknik yang positif untuk membentuk perilaku staff / bawahan
• Berusaha memberi target / deadline dan jagalah komunikasi dengan mereka
• Berusaha untuk melibatkan staff / bawahan anda
• Ketika staff berbicara dengan kita, dengarkanlah dengan secara aktif   

1.  10 Tips for Top Listening                                                                            

• Takes Notes,catatan membantu anda mengingat
• Listen Now, Report Later,Dengarkan sekarang, laporkan kemudian. Rencanakan untuk memberitahu seseorang apa yang anda dengarkan, anda akan mengingatnya dengan lebih baik
• Learn  want to Listen,Belajar untuk mendengarkan. Anda harus mempunyai keinginan, minat, disiplin, ciri dan konsentrasi untuk menjadi pendengar yang baik
• Be Present
• Anticipate Excellence
• Become a ‘whole body’ Listener,Dengarkanlah dengan telinga, mata dan hati anda
• Build Rapport by Pacing The Speaker,Refleksikan gerak-gerik, ekspresi, dan pola suara pembicara untuk menciptakan komunikasi yang enak
• Control Your Emotional
• Control Distractions
• Give The Gift of Listening

SO ,COME AND JOIN WITH MY BLOG #MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#

Read More