BASIC SUPERVISORY SKILLS

 BASIC SUPERVISORY SKILLS

PENGERTIAN ORGANISASI

Asal kata : bhs Yunani Organum atau

                 Organon

                 Artinya : alat. Bagian, anggota

                 atau badan

James D. Mooney : perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang dilakukan 2 orang atau lebih.

TEORY KEPEMIMPINAN

DEFINISI KEPEMIMPINAN

Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon)

Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan (Stephen P. Robin)

Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M Stogdill)

Perkembangan study kepemimpinan

The great man Theory

Trait Theory

Group & Exchange Theory

Path-Goal Theory

TRAIT THEORY

4 Ciri pemimpin yang berhasil

Intelegensia

Kematangan sosial

Inner motivation

Human relation attitude

SITUATIONAL THEORY (FIELDER)

Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi

Situsi kepempipinan :

Favorable

Unfavorable

Dalam situasi favorable dan sangat unfavorable yang efektif gaya”task directed”

Dalam situasimoderate favorable dan moderate unfavorable yang efektif gaya “human relationship”

PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY (RUBERT HOUSE)

Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan.

Gaya kepempinan : Directive, supportive, participative, achievment orriented.

Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda dalam situasi yang berbeda.

POWER & INFLUENCE DLM KEPEMIMPINAN

“Pengaruh” adalah efek dari satu pihak (the “agent”) terhadap pihak lainnya (the “target”)

Power refers to an agent’s capacity to influence target person

1. Pengaruh muncul karena ada power

2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya power/kekuasaan yang dimiliki.

KETERLIBATAN POWER DALAM ORGANISASI

Reorganization

Personal Change

Budget alocation

Purchase of major item

Establishing performance standard

Rule & Procedure

SUMBER POWER

Position power

Personal power

Political power

POSITION POWER

Formal authority : legitimate power

Control over resource & reward : reward power

Control over punishment : Coercive Power

Control Over information

Control Over The Physycal Work Enviroment

PERSONAL POWER

Expertise : Expert Power

Frienship/loyality : referent Power

Charisma

Reputation

Performance

OUTCOME PENGGUNAAN POWER

COMITMENT : setuju, antusias

COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak peduli, usaha minimal

RESISTANCE

BENTUK RESISTANCE

Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai

Mempengaruhi agent membatalkan tugas

Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk membatalkan tugas

Menunda pekerjaan, supaya agent lupa

Pura-pura patuh padahal sabotase

Menolak melaksanakan

Fungsi 2 Management menurut 

(George R Terry)

Planing

Organizing

Actuiting

Controlling

PEMIMPIN

Penyusunan Rencana :

Penentuan arah kegiatan, menyusun visi atau tujuan jangka panjang yang akan diraih oleh organisasi serta strategi perubahan yang harus dilakukan

Implementasi Rencana :

memotivasi dan memberikan inspirasi. Peran yang dilakukan pada saat implementasi adalah memotivasi orang-orang yg telah sepakat bekerjasama untuk melakukan implementasi dari apa yg telah dibangun sebagai upaya pencapaian visi

PEMIMPIN

Membangun Relasi Antar Manusia atau Kelompok Kerja untuk Merealisasikan Rencana :

Mengokomunikasikan visi kepada orang-orang serta membangun kerjasama dengan orang-orang yang siap untuk mewujudkan visi secara bersama

Hasil yang diperoleh.Suatu perubahan yang akan mendukung pencapaian visi

KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN

Pengikut (followers)

Perbedaan kekuasaan (distribution of power) antara pemimpin dan pengikut

Penggunaan power untuk mempengaruhi (power to influence)

Nilai yang dibangun (leadership value)

PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER

Control over decision process

Coalition

Co-optation

STRATEGI MEMBANGUN POWER

Being in the right unit

Stamina fisik dan energi yang besar

Fokus

Sensitivitas thdp orang lain

Menjadi yang pertama dan bergerak didepan orang lain

Merubah struktur

STRATEGI MEMBANGUN PENGARUH

Pengaruh rasional

Pertukaran taktikal

Permintaan resmi

Taktik penekanan

Pengaruh personal/individu

JIKA KEHILANGAN PENGARUH :

Time Change – people don’t

Easy come, easy go

Bad reputation and performance

PERILAKU SUPERVISOR

Memberi tugas

Memberi petunjuk yang jelas

Menindak lanjuti pekerjaan

Memberi umpan balik yang positif

Memberi bantuan

Pemecahan masalah

Memberi umpan balik yang negatif

Pelaporan yang baik

SUPERVISOR YANG BAIK

Berkomunikasi yang efektif

Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi realistik (Best Demonstrative Performance)

Menindak lanjuti penugasan pekerjaan

Berhadapan langsung dengan bawahannya

Melihat secara keseluruhan

Secara teknis cakap

Memotivasi secara efektif

Memberikan pelatihan

Adil

Menuntut hasil yang terbaik

Memecahkan masalah dengan baik

Berinteraksi dengan baik kpd orang lain

GAYA  KEPEMIMPINAN

Penghindaran (avoidance)

Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul

Memaksa (beat him up)

Just do it !      Gaya seperti ini tidak memberikan umpan balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja.

Pemaaf (appologetic)

Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk tidak melaksanakan tugasnya. “mereka mau saya mengerjakan pekerjaan spt ini”

Mari bekerja sama Let Us Reason Together

Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan jika harus menghadapi kelompok dan para supervisor yang dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang terlibat dapat belajar satu dg yang lain

Pengawasan dan fokus (control and focus)

Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari supervisornya.

Memaksa dengan halus (butter him up)

Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara halus “kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

Jangan menegur didepan umum karena akan memepermalukan

Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya “Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa membantu saya memberi teladan kepada karyawan yang lain”

Tanyakan kenapa “kenapa kok bisa nggak selesai hari ini, padahal semua mesin OK?”

Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuat-buat “Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak minta yang berlebihan kan?

 Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. “Bapak kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP”

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN

Jangan menyinggung soal SARA

Jangan menjatuhkan harga diri orang yang ditegur

Jangan melukai, kata2 kotor dll

Jangan membingungkan

Jangan melibatkan emosi pribadi

Marah yang tidak mendidik

“Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang benar, kepada orang yang benar dengan cara yang tepat, pada saat dan situasi  yang tepat, dengan kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal yang mudah”

CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG PERLU DIPERBAIKI

>   Kehadiran

- tidak hadir

- terlambat

- pulang sebelum waktunya

- alasan sakit, anak sakit dll bila perlu dikonfirmasi

Menunda pekerjaan

Memperlambat pekerjaan biar lembur

Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll

Tidak mentaati protap

Ijin sholat langsung menghilang

Membantah tugas

Merasa paling dibutuhkan

Merasa paling pintar sendiri

Tidak mau bekerja sama dengan orang lain

Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan

Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll

Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat, mengobrol atau tiduran selesai sholat

Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat KA, kecapaian dll.

Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru dll)

Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai imbal balik supvisor harus memastikan bahwa segala hak karyawan sudah diterima dg baik (Gaji, uang makan, uang lembur, transport, keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)

MEMBERIKAN REWARD

Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi

Memacu karyawan lainnya utk berprestasi

Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan

Karyawan merasa ada perhatian

Bentuknya bermacam-macam :

     - Bonus, insentif dll

- Piagam penghargaan

- kata-kata pujian

- ucapan terima kasih

    - traveling, seminar ke LN dll

PUNISHMENT

Harus adil

Tegas

Mendidik

Mengacu peraturan berlaku 

Didahului dengan teguran/peringatan

Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan, sabotase perkelahian dll) boleh langsung punishment tanpa peringatan

Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong insentif, SP

                   dll)

              Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll)  

                   Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib dll)

COME AND JOIN WITH MY BLOG#MANAGEMENT HOUSEKEEPING PAULUS#