MANAGEMENT HOUSEKEEPING

 PERSEDIAAN LINEN

Linen merupakan persediaan perlrngkapan kamar atau Room Supplies yang di kategorikan sebagai recyled inventory item dan berada dibawah tanggung jawab Executive Housekeeper.Perlu diketahui biaya yang di keluarkan untuk pengadaan dan pemeliharaan linen adalah yang terbesar kedua di bagian Housekeeping setelah gaji karyawan.Oleh sebab itu kebijakan dan prosedur yang jelas dalam mengelola persediaan linen sangat di butuhkan,seperti prosedur inventory,penyimpanaan,pengambilan dan penyerahan,pencucian,penggunaan,penggantian dan lain-lain.

JENIS -JENIS LINEN

Manager Housekeeping mempunyai tanggung jawab atas kelengkapan dan kebersihan jenis -jenis linen yang di gunakan oleh hotel seperti :linen yang di pergunakan di kamar tidur,kamar mandi dan restoran.Linen tersebut adalah :

1.Linen untuk Kamar Tidur :

•  sheet
•  pillow case
•  blanket
•  bed cover
•  bed pad

2.Linen untuk Kmar Mandi :

•  bath towel
•  hand towel
•  face towel
•  bath mad

3.Linen Restaurant :

    

•  table cloth
•  guest napkin
•  tray cloth
•  service napkin ,dan lain -lain

PENGORGANISASIAN LINEN KAMAR

Aspek-aspek dalam pengorganisasian linen kamar yang harus di perhatikan adalah :

1. Pembagian Tugas : pembagian tugas secara jelas mempunyai peranan yang sangat penting dalam penanganan sirkulasi linen,terutama pada waktu dilaksanakan inventory linen secara actual.
2. Perbaikan dan Penyusutan : kerusakan linen yang masih bisa diperbaiki sebaiknya di lakukan perbaikan.Sedangkan linen yang kondisinya sudah terlalu jelek,seperti sobek di bagian tengah,terkena noda dan sebagainya,sebaiknya di tarik dari peredaran dan di catat untuk di perhitungkan nilainya pada waktu pelaksanaan inventory.
3. Pengontrolan pada Buku pencatatan Linen : Pencatatan pengeluaran dan penerimaan linen di Linen Room harus selalu di kontrol.Dari buku pencatatan harus terlihat jumlah linen yang di distribusikan ke setiap floor section,kamar-kamar tamu serta bagian -bagian yang memerlukan.
4. Pengawasan Pelaksanaan Inventory : Dalam pelaksanaan inventory,perhitungan setiap jenis linen yang harus dilakukan dengan hati-hati dan cermat.Oleh sebab itu,harus disertai dengan pengawasan yang ketat untuk menghindar terjadinya salah perhitungan.Partisipasi dari dari semua bagian yang terlibat sangat di perlukan.

PERSEDIAN  LINEN KAMAR

Menentukan jumlah persediaan linen kamar akan tergantung pada beberapa faktor diantaranya :

• Frekuensi Penggantian Linen Kamar ; pada umumnya hotel-hotel besar selalu mengganti setiap hari seluruh linen pada kamar-kamar yang terisi seperti : sprei ,handuk dan lain sebagainya dengan yang bersih.Oleh sebab itu,hotel-hotel besar akan memerlukan jumlah persediaan linen kamar lebih banyak dibandingkan dengan hotel kecil yang biasanya tidak mengganti linen kamarnya yang terisi setiap hari.
• Peralatan dan Perlengkapan Laundry : Peralatan dan perlengkapan pada bagian pencucian akan berpengaruh terhadap jumlah persediaan linen.Makin berkembangnya suatu peralatan Laundry yang di pakai maka pelaksanaan pencucian dapat diselesaikan dengan cepat.Oleh sebab itu,jumlah persediaan linen dapat lebih sedikit dibandingkan hotel yang hanya mempunyai peralatan Laundry yang sederhana.
• Pemakaian Jumlah Linen Setiap Kamar : Hal lain yang perlu di pertimbangkan dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar adalah jumlah setiap jenis linen yang di gunakan untuk setiap kamar.Sebagai contoh pemakaian sprei,ada hotel yang masih menggunakan 3 sheet,sementara itu ada juga beberapa hotel yang menggunakan 2 sheet saja.
• Anggaran yang Tersedia :Faktor yang paling berpengaruh dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar adalah anggaran yang tersedia.Berapapun jumlah persediaan linen yang harus disediakan,bila anggarannya tidak tersedia maka jumlah tersebut tidak akan terealisasi.

PAR STOCK LINEN DI KAMAR

Kata par stock di gunakan kembali  dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar. Dalam kaitannya dengan linen,kata par stock adalah kelipatan jumlah linen yang di butuhkan untuk seluruh jumlah kamar tamu.Dengan demikian bila akan menghitung beberapa jumlah setiap jenis linen yang harus tersedia dalam peredaran,maka harus ditentukan terlebih dahulu berapa jumlah setiap jenis linen yang di pasang dalam setiap kamar,kemudian menetapkan kelipatan yang di perlukan untuk setiap jenis linen tersebut.Perhitungannya dapat di lakukan seperti berikut : 

Seandainya kita mempunyai  total 50 kamar, dimana semuanya terisi dengan twin bed dan menggunakan 3 sheet.Artinya :

1.Kalau 1 par stock  100 x 3 = 300 sheet

2.Kalau 2 par stock  300 x 2 = 600 sheet

3.Kalau 3 par stock  300 x 3 = 900 sheet,dan seterusnya.

INVENTORY LINEN KAMAR

Biaya yang di keluarkan untuk persediaan linen adalah sangat besar.Oleh sebab itu pengendalian terhadap penggunaan,pencucian, penyimpanan dan peredaran linen harus dilaksanakan dengan prosedur yang benar.

Salah satu alat pengendalian terhadap peredaran linen adalah inventory.Frekwensi pelaksanaan inventory di tentukan oleh manager housekeeping dan sebisa mungkin di lakukan satu bulan sekali,hasil dari inventory sangat di perlukan oleh manager housekeeping terutama pada setiap periode untuk mendapatkan informasi tentang angaran biaya.Sedangkan tujuan dilaksanakan inventory adalah:

1. Untuk mengetahui jumlah dan nilai barang yang ada pada saat di laksanakan inventory.
2. Mengetahui jumlah dan nilai barang yang rusak/hilang.
3. Segera melakukan tindakan pencegahan bila di ketahui banyak barang yang hilang/rusak.
4. Dapat segera menambah kembali kekurangan yang ada

PROSEDUR PELAKSANAAN INVENTORY

1. Menginformasikan pada petugas yang akan terlibat dalam pelaksanaan inventory satu hari sebelum pelaksanaan inventory.
2. Menunjuk/menetapkan petugas yang bertanggung jawab pada setiap lokasi 
3. Menghitung seluruh linen di setiap lantai yang terdapat di setiap kamar tamu,trolley dan floor section
4. Menghitung seluh linen yang ada di Laundry dan linen room.Pada waktu pelaksanaan inventory di harapkan sebaiknya seluruh sirkulasi linen untuk sementara di hentikan,hal tersebut di harapkan agar tidak terjadi perhitungan ganda.